Con base en el ETN, Art. 616-1, Par. 6, la DIAN por medio de la Resolución 000013 de 11-02-2021, establece el "documento soporte de pago de nómina electrónica", sobre lo cual a nivel Operativo, se consideran algunos aspectos relevantes sobre los cuales sería importante tener claridad
Concepto Nómina es diferente a Nómina Electrónica (NE)
En primera instancia es importante resaltar que la Nómina Electrónica, No es un sistema de nómina diferente al que hoy en día llevan los empleadores, es decir, la nómina en su forma, liquidación, cálculo, validación y demás, continua haciendo exactamente la misma, cada empleador(a) sigue con su Nómina común y corriente, lo que se puede impactar es el nivel de detalle que se requiere para el envío a la DIAN.
Lo diferencial radica en que al final de la Nómina; al final de cada mes (dentro de los 10 días del mes siguiente, Art. 8, Resolución 000013); la nómina por cada uno de los trabajadores, aprendices y/o pensionados (un documento que consolida todos los pagos y devengos dentro del mes, Art. 3, Resolución 000013) por cada trabajador(a) debe ser enviado "electrónicamente" a la DIAN, es allí donde se toma el nombre de "Nómina Electrónica"
Ahora bien, una cosa es (A) la "generación" del documento soporte de la Nómina Electrónica, otra cosa diferente es (B) la "transmisión" o envío del documento soporte de la Nómina Electrónica, y por otra parte está (C) la "validación" que debe aplicar la DIAN
(A) Generación el documento soporte de la Nómina Electrónica (NE):
Siendo un lineamiento normativo, si el software de nómina es de un tercero; le debería corresponder al proveedor(a) la responsabilidad del procedimiento y actualización del software para que sus clientes; en su momento respectivo; puedan proceder con la emisión de sus Nóminas a la DIAN, es decir, convertir su Nómina, en Nómina Electrónica.
(B) Transmisión (envío) del documento soporte de la Nómina Electrónica (NE):
Para este punto (enviar o transmitir), se requiere de un proceso especifico y técnico de envío de la nómina con certificado de firma electrónica (también llamada firma digital); lo cual actualmente hacen los proveedores de Facturación Electrónica (FE); por lo tanto, es importante que los empleadores vayan revisando:
Los proveedores actuales del empleador(a), respecto al software de nómina, y el proveedor(a) de facturación electrónica (FE), se hablan?, están aliados?, sus aplicativos se comunican o se coordinan?
El empleador(a) podría ir validar los planes (valores, costos) que tiene uno u otro proveedor(a) para el cargue de la Nómina Electrónica e ir destinando presupuesto para este proceso; valor por documento de nomina, documento notas de ajustes, retrasmisiones por inconsistencias en el envío y/o rechazo de la DIAN o por parte del trabajador, es decir el cobro es por documento cargado exitoso o por todo documento que se transmita así sea rechazado, entre otros.
(C) Validación del documento soporte de la Nómina Electrónica (NE):
La DIAN valida y aprueba cada soporte de la Nómina Electrónica, para que el gasto o costo sea deducible de impuestos (Art. 4, Resolución 000013)
Nota: el proceso de la "generación", "transmisión" y "validación", para el usuario operativo de la Nómina (quien procesa la nómina) debería ser símil al proceso de generación de interfaz contable, en donde el software de nómina, procese la información, genere la data y la envíe a la DIAN o al proveedor intermediario que remite con el certificado electrónico a la DIAN, de cualquier forma se podrían presentar inconsistencias como valores vacíos, conceptos no concuerdan, parámetros incongruentes, etc. (como en las interfaz contable), lo cual deberá revisar y subsanar para retransmitir a las DIAN o al proveedor.
Otro tema diferencial es la Habilitación vs la Implementación vs Salida a producción (Art. 9, Resolución 000013)
1) Habilitación: El empleador(a) deberá registrarse en la DIAN, para que el sistema de la entidad le permita la transmisión de la NE, lo anterior se realiza en el modulo de la FE
2) Implementación: Alistamiento del software y de los procesos y procedimientos de los empleadores, aplicación de pruebas sobre envío de NE y de notas de ajustes NE
3) Producción: Trasmisión definitiva de las NE o notas de ajuste NE; como se comentó anteriormente; se realiza el mes siguiente a la nómina (en los 10 primeros días del mes siguiente), por cada persona trabajador(a) se genera y transmite un documento separado de NE
Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica (Art. 5, Resolución 00013):
- Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica»
- El medio de pago, que el empleador, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital (certificado electrónico) del empleador, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software
Calendario de implementación (Art. 6, Resolución 000013)
La Nómina Electrónica, No aplica para pagos a independientes-contratistas, pero dichos pagos Si se deben transmitir a la DIAN
Los pagos a independiente-contratistas, No son parte de la nómina del contratante, por lo cual No se incluyen en la Nómina Electrónica. En su lugar, les aplica lo estipulado en el Art. 55 de la Resolución 000042 de 05-05-2020, modificado por el Art. 5 de la Resolución 000012 de 09-02-2021, de la DIAN, en donde se determina que para estos pagos se debe realizar el "Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente", el cual actualmente; el contratante (quien paga al independiente); debe generar el documento en mención con el respectivo consecutivo generado por la DIAN, dicho documento deberá transmitirse a la DIAN a partir del 01-07-2021
Resolución 000012 de 09-02-2021, DIAN:
Siempre a su servicio,
Jorge Enrique Pulido M.
