A la consulta: a ciertos empleados (especializados) se les pagan algunos dineros adicionales por un servicio prestado fuera de la empresa, lo cual la empresa lo causa contablemente en "Otros Gastos", y lo paga en la nómina quincenal; no toma estos pagos para liquidar Prestaciones Sociales, ni aportes a la Seguridad Social, el manejo es válido?
En respuesta a la pregunta: Depende.
A) si el empleado y las actividades que desarrolla por el servicio fuera de la empresa se pueden asimilar al objeto del contrato laboral, no se debería pagar por fuera de los procesos de Nómina, es decir se debería contemplar y validar las opciones de los pagos si aplican como Salarial o No salarial; para ello es relevante estructurar y comprender bien la situación para prevenir riesgos en temas de la Legislación Laboral y de Seguridad Social, frente al Ministerio y/o la UGPP.
B) si es empleado y las actividades que desarrolla por el servicio fuera de la empresa NO son asimilables al objeto del contrato laboral y esto es claramente diferente, sin razón a dudas, es decir se puede configurar un contrato por prestación de servicio; cumpliendo las disposiciones que establecen este tipo de contrato; sí sería viable los pagos extras por fuera de los procesos de la nómina, importante, el término "por fuera de nómina" es que claramente No se pague en la nómina, ni se pueda correlacionar a ella (en otras palabras, se recomendaría que si se cumplen los criterios de contratista; incluyendo su cuenta de cobro y contrato por prestación de servicios; se page estos servicios en otras fechas diferentes a la nómina; y sólo para puntualizar; No hace parte del comprobante de nómina, luego mucho menos que debería reflejar en dicho soporte u otros relativos a la relación laboral.
Si se cumple la parte B. es importante considerar que el contratante debe tener soporte de los aportes a la Seguridad Social por parte de la persona (que se convertiría; en este supuesto; en Independiente, es decir contratista), lo anterior aplica si recibe pagos por prestación de servicios, que sumandos en el mes, sean superiores a un SMMLV, si la empresa no tiene este soporte, en sus impuestos no podría deducirse estos gastos.
Marco Normativo:
C.S.T. Art. 127 y 128
Ley 1393 de 2010, Art. 30
Ley 1955 de 2019, Art. 244
Decreto 3032 de 2013, Art. 9
Siempre a su servicio,
Jorge
Enrique Pulido Mogollón
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