Laboral y Contratistas - Empleado que recibe pagos extras como otros gastos de la empresa, como se maneja?

A la consulta: a ciertos empleados (especializados) se les pagan algunos dineros adicionales por un servicio prestado fuera de la empresa, lo cual la empresa lo causa contablemente en "Otros Gastos", y lo paga en la nómina quincenal; no toma estos pagos para liquidar Prestaciones Sociales, ni aportes a la Seguridad Social, el manejo es válido?

En respuesta a la pregunta: Depende.

A) si el empleado y las actividades que desarrolla por el servicio fuera de la empresa se pueden asimilar al objeto del contrato laboral, no se debería pagar por fuera de los procesos de Nómina, es decir se debería contemplar y validar las opciones de los pagos si aplican como Salarial o No salarial; para ello es relevante estructurar y comprender bien la situación para prevenir riesgos en temas de la Legislación Laboral y de Seguridad Social, frente al Ministerio y/o la UGPP.

B) si es empleado y las actividades que desarrolla por el servicio fuera de la empresa NO son asimilables al objeto del contrato laboral y esto es claramente diferente, sin razón a dudas, es decir se puede configurar un contrato por prestación de servicio; cumpliendo las disposiciones que establecen este tipo de contrato; sí sería viable los pagos extras por fuera de los procesos de la nómina, importante, el término "por fuera de nómina" es que claramente No se pague en la nómina, ni se pueda correlacionar a ella (en otras palabras, se recomendaría que si se cumplen los criterios de contratista; incluyendo su cuenta de cobro y contrato por prestación de servicios; se page estos servicios en otras fechas diferentes a la nómina; y sólo para puntualizar; No hace parte del comprobante de nómina, luego mucho menos que debería reflejar en dicho soporte u otros relativos a la relación laboral.

Si se cumple la parte B. es importante considerar que el contratante debe tener soporte de los aportes a la Seguridad Social por parte de la persona (que se convertiría; en este supuesto; en Independiente, es decir contratista), lo anterior aplica si recibe pagos por prestación de servicios, que sumandos en el mes, sean superiores a un SMMLV, si la empresa no tiene este soporte, en sus impuestos no podría deducirse estos gastos.

Marco Normativo:

C.S.T. Art. 127 y 128
Ley 1393 de 2010, Art. 30
Ley 1955 de 2019, Art. 244
Decreto 3032 de 2013, Art. 9

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​Jorge Enrique Pulido Mogollón

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Laboral - Suspensión por 1, así sea disciplinaria No quita el deber de pagar el descanso remunerado Dominical

Existen conceptualizaciones que establecen que si un trabajador No labora por una suspensión, No se le paga el dominical, pero...

Si bien los empleadores si se les atribuye la facultad de aplicar descuentos, con base en el Art. 150 del CST, se debe tener precaución con aplicar una posible doble sanción por una misma causa, es decir además de suspender (no pago por uno o más días de la suspensión), también se le sanciona al trabajador con el No pago del dominical, siendo que la suspensión es una decisión tomada por el mismo empleador (dada una situación), y aunque si bien es cierto que la suspensión es efecto de una causal propia del empleador (sanción disciplinaria), el hecho de No laborar por esos días de la suspensión (ques es decisión propia del empleador), no debería ser causal de No pagar el dominical, como se comenta a continuación.

Las sanciones (generadas normalmente por procesos de descargos) por conductas disciplinarias, son disposiciones que los empleadores toman; disposiciones que son variables según los resultados del proceso de descargos; por lo tanto la decisión del empleador de suspender, es decir, mandar al trabajador a No laborar en uno o más días en una semana; indiferente a la causa por la cual el empleador tomó la decisión de suspender al trabajador; sigue siendo una disposición neta del empleador, por lo tanto y acogiéndose a lo dispuesto en el Art. 173 del CST en su numeral 1, "...si faltan, lo hayan hecho ... por disposición del empleador..." al trabajador que se le suspende por decisión del empleador, no se le debería descontar el dominical.

Marco Normativo

C.S.T. Articulo 173. numeral 1
...
1. El empleador debe remunerar el descanso dominical con el salario ordinario de un día, a los trabajadores que habiéndose obligado a prestar sus servicios en todos lo días laborales de la semana, no falten al trabajo, o que, si faltan, lo hayan hecho por justa causa o por culpa o por disposición del empleador.
...

C.S.T. Art. 150
DESCUENTOS PERMITIDOS. Son permitidos los descuentos y retenciones por concepto de cuotas sindicales y de cooperativas y cajas de ahorros, autorizadas en forma legal; de cuotas con destino al seguro social obligatorio, de sanciones disciplinarias impuestas de conformidad con el reglamento del trabajo debidamente aprobado, y de la Contribución Solidaria a la Educación Superior para el Servicio de Apoyo para el Acceso y Permanencia de Beneficiarios Activos en Educación Superior (Contribución Sabes).

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Laboral - Sustitución Patronal o Cambio de Empleador - Manejo de las Cesantías

A la inquietud: Frente a un cambio patronal, bien sea empleador persona jurídica o natural), se puede o debe liquidar y pagar las cesantías al colaborador(a)?

El tema de cambio de empleador está normatizado en el capítulo 7 del CST, en el artículo 69, numeral 4, 5 y 6, el cual determina el actual sobre las cesantías, cuando se presenta esta situación

ARTICULO 69. RESPONSABILIDAD DE LOS {EMPLEADORES}.

4. El antiguo {empleador} puede acordar con todos o con cada uno de sus trabajadores el pago definitivo de sus cesantías por todo el tiempo servido hasta el momento de la sustitución, como si se tratara de retiro voluntario, sin que se entienda terminado el contrato de trabajo.

5. Si no se celebrare el acuerdo antedicho, el antiguo {empleador} debe entregar al nuevo el valor total de las cesantías en la cuantía en que esta obligación fuere exigible suponiendo que los respectivos contratos hubieren de extinguirse por retiro voluntario en la fecha de sustitución, y de aquí en adelante queda a cargo exclusivo del nuevo {empleador} el pago de las cesantías que se vayan causando, aun cuando el antiguo {empleador} no cumpla con la obligación que se le impone en este inciso.

6. El nuevo {empleador} puede acordar con todos o cada uno de los trabajadores el pago definitivo de sus cesantías, por todo tiempo servido hasta el momento de la sustitución, en la misma forma y con los mismos efectos de que trata el inciso 4o. del presente artículo.

Sobre lo anterior: 

1. No debería tener injerencia el tema que el empleador sea persona natural o jurídica, ya que la norma establece el término empleador y se mantenga la esencia de las operaciones o negocio.

2. En los numerales se establece que el anterior empleador puede liquidar las cesantías como si fuera un "retiro voluntario", el otro determina que, si no sucede lo antes dicho, entonces el nuevo empleador queda con la responsabilidad de pago, ya sea en la sustitución o consolidado, según acuerdo con el empleado. 

3. A. Existen recomendaciones que indican que lo mejor es consignar en fondo, ya que la relación laboral no ha finiquitado, pero 

3. B. también está la posición que se alinea a la norma cuando dice "...como si se tratara de retiro voluntario..." por lo cual se asimila, en los retiros voluntarios, las cesantías se pagan a la persona,

Por lo tanto, el tema del pago depende del concepto que los empleadores decidan aplicar, frente a los trabajadores, bien sea en acuerdo con todos o de manera particular, con cada uno de ellos.

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Salario Mínimo y Auxilio de Transporte año 2020

Con base en los hechos presentados por el gobierno respecto al SMMLV para el año 2020, se construye un esquema que permite proyectar un poco más detallado los impactos en costos que el sector empresarial deberá proveer para sus trabajadores.

Siempre a su servicio!!

Jorge Enrique Pulido M.

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Laboral - Un trabajador lo arresto la Policía y aún está preso, en ese caso cómo opera la parte laboral en cuanto a su salario y seguridad social?

Dada su ocurrencia de una situación igual o similar, generalmente genera esta interrogante, frente a lo cual se debe tener mucha cautela en la reacción como empleador, siendo que posiblemente en algunos casos por el tipo de evento se pueda llegar a manejar más por la parte emocional, que por la parte racional o en otras palabras normativa.

1ro. Tener clara la norma

Para esta interrogante, se debe iniciar con la revisión los siguientes artículos del Código Sustantivo del Trabajo:

Art. 51 "Suspensión", en su numeral 6: "Por detención preventiva del trabajador o por arresto correccional que no exceda de ocho (8) días por cuya causa no justifique la extinción del contrato."

Art. 53 "Efectos de la suspensión" (del contrato): "Durante el período de las suspensiones contempladas en el artículo 51 se interrumpe para el trabajador la obligación de prestar el servicio prometido, y para el {empleador} la de pagar los salarios de esos lapsos, pero durante la suspensión corren a cargo del {empleador}, además de las obligaciones ya surgidas con anterioridad, las que le correspondan por muerte o por enfermedad de los trabajadores. Estos períodos de suspensión pueden descontarse por el {empleador} al liquidar vacaciones, cesantías y jubilaciones"

Art. 62 "Terminación del Contrato por Justa Causa", en su numeral 7: "La detención preventiva del trabajador por más de treinta (30) días, a menos que posteriormente sea absuelto; o el arresto correccional que exceda de ocho (8) días, o aun por tiempo menor, cuando la causa de la sanción sea suficiente por sí misma para justificar la extinción del contrato"

2do. Medir los tiempos

En la norma se determinan las condiciones en los tiempos que regulan; con cierta restricción; el actuar de los empleadores. Tiempos que se deben dar en arresto tanto para la suspensión del contrato o en últimas la terminación del mismo con justa causa; es de aclarar que la norma tiene como objetivo tratar de dar protección a las dos partes del contrato laboral; desde la óptica del empleador, poder desvincular una persona que posiblemente actúa fuera de las ley y al trabajador en caso de que el arresto posiblemente sea injustificado o; hasta cierto nivel; solo preventivo.

3ro. Tratar de mantener la calma

Si bien es cierto que el empleador puede dar por terminado el contrato laboral con justa causa, evitando de esta forma pagar indemnizaciones; es importante señalar que si está en la obligación de pagar las prestaciones y acreencias que le adeuda al empleado hasta el momento de la terminación del contrato (concepto 08SE2018120300000048580 del 2018, Mintrabajo, en el cual se indica que pese a la ejecución de un delito y su gravedad, continúa la obligación de pagar la liquidación definitiva de contrato, es decir las prestaciones sociales y demás derechos); dicha terminación que en primera instancia es "Con" justa causa, se puede volver a "Sin" justa causa, por lo que es altamente relevante mantener la suspensión del contrato, no solo por el tiempo que dicta la norma (ocho días), sino que al menos hasta que exista cierta razonabilidad en que la situación o bases del arresto, es decir alguna razonabilidad sobre la posible absolución o condena de la persona (claro está, sin pretender decir que el empleador sea un juez).

4to. Conclusión

Por lo anterior; frente a la interrogante en el asunto; si el empleador decide aplicar la suspensión del contrato, debería proceder conforme al Art. 53 del CST, es decir, no pagar salarios, pero sí lo demás; la seguridad social (para mantener protegido al trabajador pese a su situación); descontar del calculo de cesantías y de vacaciones, pero sí pagar en primas (sobre este último si, ya que la norma no lo determina o excluye tácitamente). Y como se indica en el punto 3ro, un poco de calma y paciencia para determinar las probabilidades condenatorias, con ello si decide retirar con o sin justa causa, en otras palabras, pagando o no indemnización, si posteriormente la persona es absuelta, podría demandar su decisión como un retiro injustificado, llegando a la posibilidad de generar un integro laboral.

Siempre a  su servicio,

Jorge Enrique Pulido Mogollón
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UGPP – Acción Persuasiva - Porqué, Para qué, Qué hacer?

Acciones Persuasivas: Cultura de Pago y Evitar la Fiscalización

Es un proceso que adelanta la UGPP en un modo no tan intrusivo, como un proceso de fiscalización, pero que de cierta manera, le merece un nivel de atención alto por parte de los aportantes al SGSS, ya que con base en este primer acercamiento por parte de la entidad, esta puede determinar si se amerita la apertura de un expediente de fiscalización; dadas diferentes variables, como: voluntad del aportante, cambio positivo de la conducta, costo vs beneficio.

Indicios: 

Esta acción persuasiva se origina por existir unos indicios de evasión u omisión, detectados u observados por la UGPP o terceros, los cuales en una mayor proporción se presentan gracias al cruce de data que est entidad puede aplicar sobre diferentes fuentes (oficiales), tales como:

• DIAN: declaraciones tributarias, información Exógena
• PILA: IBC, novedades, exoneraciones
• Administradoras del SGSS: estados de cuentas (carteras), fiscalizaciones
• Avisos: fuente de colaboradores, Administradoras del SGSS, anónimos 

Nota 1: se recomienda que al presentar la Exógena no solo se verifique si cuadran los datos con los registrados a nivel contable; frente a este proceso es muy relevante conciliar el resultado de la construcción de la Exógena, con la Nómina y con las PILA, previo a su presentación; no solo enfocar los esfuerzos en evitar una sanción por parte de la DIAN, sino también evitar un indicio o una fiscalización por la UGPP.

Tipos de Indicios:

• Omisión: falta de afiliación o vinculación a una o varias Administradoras, por lo cual se asume que no se realizaron los pagos de aportes al SGSS, entre otras variables por las cuales se da:
• Aprendices fuera del lapso aprobado para el aprendizaje
• Presunción de un posible contrato realidad
• Supuesto No pensionado
• Inexactitud: Pago de aportes por menor valor, respecto a la realidad económica en: 
• Dependientes; devengos y pagos dados por sus empleadores, tanto en la Nómina, como por fuera de la misma.
• Independientes; conforme al tipo de independiente y a sus ingresos mensuales

Nota 2: Generalmente estas situaciones o indicios se presenta por desconocimiento en la aplicación de las normas que enmarcan la correcta liquidación y pago de aportes al SGSS (en otras publicaciones; blogs; se presentan pautas para un proceder efectivo en la liquidación, la normatividad y reglas de juego frente a los aportes a la SGSS, por ejemplo https://jpulidoconsultores.blogspot.com/2019/12/seg-soc-calculo-del-tope-40-ley-1393-de.html), en otros casos por diferentes oportunidades de mejora que se presentan en procesos internos, que normalmente se considera no tienen un actuar directo sobre temas de la UGPP, pero que la realizada son altamente valiosos frente al tema de aportes a la Seguridad Social; que van desde Selección y Contratación, pasando por Nómina, Seguridad Social, Finiquitos, hasta los Estados Financieros, contabilidad detallada y las declaraciones tributarias (incluyendo; como se mencionaba anteriormente; la información exógena).

Medios de trasmisión de los comunicados sobre Acciones Persuasivas:

Medios frecuentes:

• Cartas físicas
• Correos electrónicos

Otros medios:

• Mensajes de texto enviados a los celulares
• Comunicaciones telefónicas (teléfonos fijos y celulares)
• Jornadas de capacitación
• Citación a puntos de atención al ciudadano

Modelo del Oficio Acción Persuasiva, Página 1.

Modelo del Oficio Acción Persuasiva, Página 2.

Modelos Anexo Acción Persuasiva

Pautas a tener en cuenta sobre un oficio de Acción Persuasiva:

En el comunicado se indica algunos puntos sobre los cuales es importante ejecutar la respectiva gestión por parte del aportante:

1. No es necesario responder; el oficio aclara entre líneas "si paga" no responda, se recomienda siempre responder frente a los oficios de la UGPP, demostrar interés y voluntad de actuar y gestionar las acciones internas necesarias, para estar alineado al marco normativo que le asista)
2. Según el comunicado que le llegue: 
• Se requiere que se hagan las correcciones indicadas. Se recomienda: revisar si hay lugar a correcciones de aportes, en caso negativo: soportar (defender el correcto pago de aportes), en caso positivo: pagar los aportes pendientes (tener en cuenta la Nota 3)
• Se empiece a realizar los pagos de forma correcta. Se recomienda: En caso que se presenten inconsistencias o correcciones en aportes, es indispensable ajustar la forma de liquidar y pagar los aportes respectivos, por lo general con una revisión del aplicativo de nómina para la parametrización efectiva de los conceptos, formulas, bases, agrupaciones, amarres contables, entre otros (Nota 4, dato de percepción)

Nota 3: en el caso que se detecten y se proceda con las correcciones en aportes, se deben pagar por medio de la PILA, con tipo de planilla "N" (normalmente los operadores prestan el servicio de apoyo en la construcción de las planillas, en ciertas situaciones solicitan el soporte del proceso que la UGPP adelanta en contra del aportante)

Nota 4: los proveedores de los aplicativos de nómina, normalmente no conllevan responsabilidad frente a las inconsistencias en aportes, ya que posiblemente esté contractualmente firmado su exoneración, dado que los parámetros del sistema están en el alcance del usuario de la "solución" informática, lo cual da lugar a que el proveedor sólo sea responsable de la parte legal, aunque "todo" lo relacionado con la UGPP tiene componente legal, por lo cual es posible que sea relevante junto con la revisión del sistema, los documentos contractuales del mismo.

* SGSS: Sistema General de Seguridad Social

* Exógena: datos de origen externo, asimilado a la DIAN; declaración de información (datos).

Siempre asu servicio,

Jorge Enrique Pulido Mogollón

Director Ejecutivo JPulido Consultores

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Seg. Soc. - Calculo del tope 40%, Ley 1393 de 2010, Art. 30

El tope del 40%, dado por la Ley 1393 de 2010, Art. 30, que limita los pagos de carácter No salarial, establecidos por el Art. 128 del C.S.T., es ciertamente uno de los elementos más impactantes en el correcto calculo para los aportes a la Seguridad Social, siendo a su vez una de las glosas con mayor demanda por parte de la UGPP en sus procesos de fiscalización, por lo cual es imperativo que los aportantes tengan un conocimiento directo y práctico en cómo manejar esta norma.

1ro. Importante tener claro el marco normativo

Ley 1393 de 2010, Art. 30: "Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración".

C.S.T. Art. 127: "Constituye salario..." y el Art. 128: "Pagos que No constituyen salarios".

Acuerdo 1035 de 2015, Sección II, Numeral 2. "De la aplicación del Articulo 30 de la Ley 1393 de 2010 para la determinación de la base de los aportes al sistema de la seguridad social integral, salud, pensión y riesgos laborales".

2do. Formula de Calculo del IBC cuando se presentan devengos de carácter No salarial

1. Determinar: el valor del "Tope 40%", así:
Total Remuneración Mes * 40%
Total Remuneración Mes = salario básico + otros pagos salariales + pagos no salariales

2. Verificar: si hay "Exceso" de los devengos No salariales, así:
$ No salarial mes - Valor Tope 40% = Si da positivo, Si hay exceso, Negativo No se presenta exceso.

3. Adicionar: en el caso que se de un Exceso en devengos No salariales mes, el valor del Exceso se debe sumar al IBC Salarial Mes, así:
IBC Salarial Mes + $ Exceso No Salarial = IBC Neto de Aportes a la Seguridad Social
IBC Salarial Mes = Sumatoria de todos los conceptos Salariales (retributivos al esfuerzo físico, mental y en tiempo del trabajador)

3ro. Ejemplo, es un poco más claro con cifras

Cuadro 1: Ejemplo calculo IBC con Exceso en devengos No salariales mes, fuente JPulido

Notas:

- Este calculo de IBC con tope del 40%, aplica exclusivamente para los aportes al SGSS (Salud, Pensión y ARL), por lo cual el calculo del IBC para Parafiscales (Caja, SENA e ICBF), no se impacta por el exceso al tope del 40% que se pueda presentar.
- Se mantiene el piso y el tope sobre el valor del IBC (piso 1 SMMLV, y tope 25 SMMLV, en algunos casos reglamentados por el gobierno nacional hasta 45 SMMLV)

Datos Adicionales

Contexto e Interpretación de la Norma

Se podría interpretar que la Ley 1393 en su Art. 30, estipula un límite al devengo, respecto a lo permitido para un empleador en pagar a un trabajador devengos en nómina de carácter No Salarial al determinar la frase "los pagos laborales no constitutivos de salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración" (la cual por si sola se podría comprender de esa forma, lo cual han hechos muchas personas aportantes y cotizantes), pero se debe tener el contexto sobre este articulo, el cual hace parte del Capítulo III de la norma, que lleva como denominación "Medidas en materia de control a la evasión y elusión de cotizaciones y aportes", con base en el marco que encierra el articulo se determinna que el alcance No corresponde a generar limitantes sobre el C.S.T. Art. 128, ya que el alcance está sobre las cotizaciones y aportes a la Seguridad Social, respecto a los pagos percibidos por los trabajadores.

Porqué nace la limitante del 40%?

Los ingresos en los trabajadores mueve la economía, aumenta la capacidad adquisitiva que en el ciclo económico, regresa y genera ingresos para los empleadores, entonces, porque el legislativo generó esta limitante?.
La norma nace por una situación muy particular que generó el Art. 128 del C.S.T., modificado por el artículo 15 de la Ley 50 de 1990. Antes de la modificación todo pago que se le realizara a un trabajador era considerado como salarial para todos sus efectos; tanto para Seguridad Social, como para las Prestaciones Sociales, lo cual, casi que obligaba a los empleadores a No reconocer absolutamente nada adicional a sus empleados; ya fuese por mera voluntad en gratitud; dada situación nace el Art. 128, pero infortunadamente con el tiempo, la interpretación de esta norma se llevó a situaciones un poco extremas, llegando a presentarse situaciones en las cuales un empleador reconocia a un trabajador; por ejemplo; un 10% de su ingreso como parte salarial y el resto (90%) como No salarial, lo que conllevo a un golpe fuertemente el sistema de aportes a la Seguridad Social (lo cual hasta cierto punto, hace parte de la crisis financiera que subsiste en los sistemas de seguridad social, como la salud y las pensiones; por ejemplo: pensionados que ganaban varios millones de ingresos mensuales, devengados en sus pagos de nómina, pero que se pensionaron con mesadas del SMMLV o en ocasiones un poco más).
Por la anterior situación se dió la necesidad de establecer un límite (considerado tal vez, que llegó un poco tardío, ya que salió en el año 2010), por lo que se incluyó en la Ley 1393, el tope del 40% para pagos No salariales, respecto a las cotizaciones y aportes al SGSS.

Siempre a su servicio!!

Jorge Enrique Pulido Mogollón
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