Acciones Persuasivas: Cultura de Pago y Evitar la Fiscalización
Es un proceso que adelanta la UGPP en un modo no tan intrusivo, como un proceso de fiscalización, pero que de cierta manera, le merece un nivel de atención alto por parte de los aportantes al SGSS, ya que con base en este primer acercamiento por parte de la entidad, esta puede determinar si se amerita la apertura de un expediente de fiscalización; dadas diferentes variables, como: voluntad del aportante, cambio positivo de la conducta, costo vs beneficio.
Indicios:
Esta acción persuasiva se origina por existir unos
indicios de evasión u omisión, detectados u observados por la UGPP o terceros, los cuales en una mayor proporción se presentan gracias al cruce de data que est entidad puede aplicar sobre diferentes fuentes (oficiales), tales como:
- DIAN: declaraciones tributarias, información Exógena
- PILA: IBC, novedades, exoneraciones
- Administradoras del SGSS: estados de cuentas (carteras), fiscalizaciones
- Avisos: fuente de colaboradores, Administradoras del SGSS, anónimos
Nota 1: se recomienda que al presentar la Exógena no solo se verifique si cuadran los datos con los registrados a nivel contable; frente a este proceso es muy relevante conciliar el resultado de la construcción de la Exógena, con la Nómina y con las PILA, previo a su presentación; no solo enfocar los esfuerzos en evitar una sanción por parte de la DIAN, sino también evitar un indicio o una fiscalización por la UGPP.
Tipos de Indicios:
- Omisión: falta de afiliación o vinculación a una o varias Administradoras, por lo cual se asume que no se realizaron los pagos de aportes al SGSS, entre otras variables por las cuales se da:
- Aprendices fuera del lapso aprobado para el aprendizaje
- Presunción de un posible contrato realidad
- Supuesto No pensionado
- Inexactitud: Pago de aportes por menor valor, respecto a la realidad económica en:
- Dependientes; devengos y pagos dados por sus empleadores, tanto en la Nómina, como por fuera de la misma.
- Independientes; conforme al tipo de independiente y a sus ingresos mensuales
Nota 2: Generalmente estas situaciones o indicios se presenta por desconocimiento en la aplicación de las normas que enmarcan la correcta liquidación y pago de aportes al SGSS (en otras publicaciones; blogs; se presentan pautas para un proceder efectivo en la liquidación, la normatividad y reglas de juego frente a los aportes a la SGSS, por ejemplo
https://jpulidoconsultores.blogspot.com/2019/12/seg-soc-calculo-del-tope-40-ley-1393-de.html), en otros casos por diferentes oportunidades de mejora que se presentan en procesos internos, que normalmente se considera no tienen un actuar directo sobre temas de la UGPP, pero que la realizada son altamente valiosos frente al tema de aportes a la Seguridad Social; que van desde Selección y Contratación, pasando por Nómina, Seguridad Social, Finiquitos, hasta los Estados Financieros, contabilidad detallada y las declaraciones tributarias (incluyendo; como se mencionaba anteriormente; la información exógena).
Medios de trasmisión de los comunicados sobre Acciones Persuasivas:
Medios frecuentes:
- Cartas físicas
- Correos electrónicos
Otros medios:
- Mensajes de texto enviados a los celulares
- Comunicaciones telefónicas (teléfonos fijos y celulares)
- Jornadas de capacitación
- Citación a puntos de atención al ciudadano
Modelo del Oficio Acción Persuasiva, Página 1.
Modelo del Oficio Acción Persuasiva, Página 2.
Modelos Anexo Acción Persuasiva
Pautas a tener en cuenta sobre un oficio de Acción Persuasiva:
En el comunicado se indica algunos puntos sobre los cuales es importante ejecutar la respectiva gestión por parte del aportante:
- No es necesario responder; el oficio aclara entre líneas "si paga" no responda, se recomienda siempre responder frente a los oficios de la UGPP, demostrar interés y voluntad de actuar y gestionar las acciones internas necesarias, para estar alineado al marco normativo que le asista)
- Según el comunicado que le llegue:
- Se requiere que se hagan las correcciones indicadas. Se recomienda: revisar si hay lugar a correcciones de aportes, en caso negativo: soportar (defender el correcto pago de aportes), en caso positivo: pagar los aportes pendientes (tener en cuenta la Nota 3)
- Se empiece a realizar los pagos de forma correcta. Se recomienda: En caso que se presenten inconsistencias o correcciones en aportes, es indispensable ajustar la forma de liquidar y pagar los aportes respectivos, por lo general con una revisión del aplicativo de nómina para la parametrización efectiva de los conceptos, formulas, bases, agrupaciones, amarres contables, entre otros (Nota 4, dato de percepción)
Nota 3: en el caso que se detecten y se proceda con las correcciones en aportes, se deben pagar por medio de la PILA, con tipo de planilla "N" (normalmente los operadores prestan el servicio de apoyo en la construcción de las planillas, en ciertas situaciones solicitan el soporte del proceso que la UGPP adelanta en contra del aportante)
Nota 4: los proveedores de los aplicativos de nómina, normalmente no conllevan responsabilidad frente a las inconsistencias en aportes, ya que posiblemente esté contractualmente firmado su exoneración, dado que los parámetros del sistema están en el alcance del usuario de la "solución" informática, lo cual da lugar a que el proveedor sólo sea responsable de la parte legal, aunque "todo" lo relacionado con la UGPP tiene componente legal, por lo cual es posible que sea relevante junto con la revisión del sistema, los documentos contractuales del mismo.
* SGSS: Sistema General de Seguridad Social
* Exógena: datos de origen externo, asimilado a la DIAN; declaración de información (datos).
Siempre asu servicio,
Jorge Enrique Pulido Mogollón
Director Ejecutivo JPulido Consultores
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