MasterClass JPulido: Estructuración Organizacional del Proceso de Nómina

Cordial invitación a la próxima MasterClass "Estructuración Organizacional del Proceso de Nómina":

Una correcta estructuración del proceso y procedimiento de nómina, conlleva la proyección de las actividades, objetivos, pasos, hitos e ítems con mayor relevancia, que impactan los alcances de la Nómina del empleador(a), los cual desarrollaremos; Dios mediante; en la esta MasterClass. La cual está dirigida a:

• Líderes y gestores de procesos administrativos organizaciones, correlacionados con el Talento Humano Organizacional, Nómina y Seguridad Social 

• Profesionales independientes, Asesores de empresas o de personas naturales empleadores

• Estudiantes y/o profesionales con interés en profundizar en su desarrollo y mejora continúa

Fecha: Dos (2) opciones (mismo temario):

• A) Jueves 28-07-2022 de 6:30 pm a 8:30 pm

• B) Sábado 30-07-2022 de 8:00 am a 10:00 am

Temario:

1.Contratación: alineamientos con las actividades de Nómina, Contabilidad, SST, Gestión Humana y de la administración.

2.Pagos, deducciones y novedades de Nómina: gestión y administración operativa de las novedades, cadena y flujo, control y jerarquía. 

3.Pagos a terceros: directos (embargos, FVOL, AFC, cesantías, entre otros) e indirectos (convenios alimentación y casino, seguros, funerarios, entre otros)

4.Seguridad Social PILA

5.Prestaciones sociales: Proceso provisión versus liquidación, alineación de cesantías, intereses a las cesantías, primas de servicios, dotación, incluir vacaciones. 

6.Finiquitos (Liquidaciones definitivas de contrato): proceso posretiro, examen, entrevista, documentos, check list 

7.Interfaz y conciliación contable: generación y causación, junto con las recomendación en conciliaciones (mensual, periódica, anual, NE (mes y año), Exógena, Formato 220)

8.Nómina Electrónica

9.Gestión incapacidades y licencias M/P: soportes, transcripción, recobro, seguimiento

10.Depuración Carteras Seguridad Social (EPS, AFP, ARL, CCF): movilidad, carteras presuntas y reales.

Inversión por clase: 

• $ 25.000 (COP)

Link preinscripción MasterClass: https://forms.office.com/r/ivfpPT8jQf

*** Gratis para los suscriptores del servicio "Consultorio JPulido" *** 

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En este servicio los suscriptores(as) resuelven sus inquietudes del día a día, en los campos del Régimen Laboral y de Seguridad Social, adicionalmente como valor agregado, reciben otros beneficios, por ejemplo: participar en la MasterClass del mes sin costo adicional, participar en el laboratorio en vivo que se desarrolla en forma exclusiva para los suscriptores(as), entre otros beneficios. 

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Consultorio Laboral JPulido #21

En JPulido Consultores consolidamos algunas de las preguntas e inquietudes que hemos visto y enviado nuestro aporte (óptica o concepto) en los diferentes canales de comunicación y redes sociales con los stakeholders. Son inquietudes que consideramos relevantes, prácticas, de la operación, del día-día, las cuales esperamos que puedan ser de utilidad a nuestros seguidores y lectores. 

Estaremos atentos a ópticas adicionales complementarias o divergentes, en procura de construir el conocimiento y ampliarlo, además de visualizar las buenas prácticas.

Los temas desarrollados en en consulta para esta ocasión fueron:

1. Pensionarse es una causa para terminar el contrato?, como proceder?
2. Aprendices, la empresa tiene más de 15 empleados, con contrato  termino indefinido,   cómo realizo el pago del aporte o la contratación del aprendiz, del SENA?
3. Un contrato a termino fijo puede ser liquidado en cada fecha de vencimiento, para luego firmar un nuevo contrato a termino fijo?

1. Tema consulta: Pensionarse es una causa para terminar el contrato?, como proceder?

Buenas tardes, un trabajador viene incapacitado por más de 180 días, está en proceso de medicina laboral, pero a su vez, cumplió la edad para la pensión de vejez, la empresa puede retirarlo, es decir terminar el contrato laboral?

Óptica JPulido

Hola, me permito remitir óptica, por favor validar viabilidad de aplicación al caso particular, se describen 2 casuísticas diferenciales: 

A) incapacidad prolongada, y 

B) posible pensión de vejez (por edad y tiempo laborado)

Para el A) en efecto proceder con la validación ante la AFP (Pensión) dado el debido proceso, PCL, concepto de rehabilitación (favorable o desfavorable), entre otros, B) el hecho de tener mucho años trabajados, No es garantía de cumplir con las condiciones necesarias para pensionarse (por ello nació la UGPP, puede pasar que los empleadores, descuenten, pero No aporten a pensión, en su momento, por ello las famosas carteras presuntas y reales).

Ahora bien, respecto a la desvinculación, conforme al Art. 62 del CST, Numeral 14, se considera una justa casusa de despido el hecho que la persona quede pensionado (por pensión vejez o invalidez), en todo caso es recomendable que se cumplan tres ítem para proceder con la desvinculación bajo la norma indicada: 

1) resolución de pensión, 

2) la persona reciba el primer pago de su mesada pensional, 

3) se notifique con 15 días de antelación; a la fecha fin de retiro; la desvinculación bajo la norma indicada por motivo de pensión

2. Tema consulta: Aprendices, la empresa tiene más de 15 empleados, con contrato  termino indefinido,   cómo realizo el pago del aporte o la contratación del aprendiz, del SENA? 

Buenas tardes, por favor me ayudan con una consulta?     La empresa tiene más de 15 empleados, con contrato  termino indefinido,   cómo realizo el pago del aporte o la contratación del aprendiz, del SENA? ...    gracias por su atención

Óptica JPulido

Hola, me permito remitir óptica, en primera instancia validar el marco normativo al respecto, para iniciar Ley 789 de 2002, Decreto 933 de 11-04-2003, posterior coordinar (contactar) con el SENA (018000910682), para el registro del contratante (empresa), acceso a la plataforma SGVA, en donde se registran los contratos para el cumplimiento de la cuota, validar la base de datos de potenciales aprendices, proformas contractuales, y demás datos del proceso. Tener en cuenta que este tipo de contrato tiene 4 variables: Lectivo, Productivo, Alternancia, Estudiante Universitario, y cada uno conlleva variables especificas, en general aportes a la EPS, a la ARL solo si tiene riesgo (el lectivo, por lo general es de estudio, no tiene riesgo, los demás si), a todos se les paga Apoyo de Sostenimiento, el valor es diferencial en cada modalidad (50%, 62.5%, 75% o 100%, dependiendo del tipo de aprendiz y nivel de desempleo)

3. Tema consulta: Un contrato a termino fijo puede ser liquidado en cada fecha de vencimiento, para luego firmar un nuevo contrato a termino fijo?

Hola, por favor puede orientar sobre, si con un trabajador con contrato a termino fijo, el empleador puede cada año, en la fecha de vencimiento, liquidar ese contrato, para luego hacer un nuevo contrato a termino fijo con el mismo trabajador?

Óptica JPulido

Hola, me permito remitir óptica, si bien es cierto que no hay un marco normativo que prohíba esa práctica (terminar e iniciar constantemente contratos a término fijo), No es una práctica muy recomendable, por lo tanto, es válido hacer referencia a varios ítems que podría ser de impacto negativos para el trabajador(a), y por ende, generar riesgos para el empleador(a). A continuación, se exponen algunos de dichos impactos, lo anterior para ser validado en la situación particular:

• Perdida de antigüedad, aun teniendo años de estabilidad laboral (el mismo trabajador(a), con el mismo empleador(a), debería tener una buena antigüedad), el hecho de terminar e iniciar cada año un contrato laboral termino fijo, afecta la antigüedad, la cual será solo de un corto periodo de tiempo (antigüedad de 1 año o menor, dependiendo), lo que podría impactar negativamente a la PN en temas como experiencia, confiabilidad para nuevos empleadores, procesos financieros como vivienda, créditos, entre otros, sin incluir el tema de la productividad, sentido de pertenencia, entrega y dedicación.
• Disminución en las cotizaciones al SGSSI, en especial Salud, Pensión y Caja, salud dada la perdida de continuidad (periodo de carencia ampliado es posible que no se alcance, para cuando un trabajador(a) queda cesante), menor número de semanas cotizadas en pensión al año, menor antigüedad o continuidad para temas o proyectos personales en la caja de compensación, como adquisición de vivienda.
• Detrimento económico en la liquidación de las prestaciones sociales, si el trabajador(a) ingresa Ej: 15 de enero, hasta el 20 de diciembre, las prestaciones sociales No se liquidarían por el año completo (días 360 año laboral, en el ejemplo serían 336), lo que podría interpretarse como una desmejora laboral a la PN.
• Un riesgo adicional en las prestaciones sociales, son las cesantías dado su objeto y complejidad, en un contrato sin solución de continuidad (es decir, con continuidad laboral), las cesantías se deberían consignar al fondo, pero con la liquidación anual, se le estarían pagando a la persona, cuando debieron pagarse al fondo, lo cual sería No procedente, generando el riesgo de un pago doble, ya que un juez podría ordenar el pago de dicho conceptos al fondo de cesantías, aunque ya se hayan pagado a la PN (sin incluir la posible sanción por pago extemporáneo al fondo de cesantías).
• Respecto a las vacaciones, si las mismas se pagaron en la liquidación de contrato, es probable que se hayan pagado solo por las unidades causadas 15 días por año (aunque en el ejemplo no sea un año completo, sino 336 días, es decir 14 días de vacaciones), sin contemplar que los 15 días son “hábiles”, luego en la continuidad laboral, no se pagan solo 15 días, sino que se pagan 19, 20, 21 o más días de vacaciones, por lo cual, en la liquidación es posible que se esté desmejorando la situación de ingreso (devengo) de la PN, si se paga solo las vacaciones causadas y no como días hábiles.

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Laboral - Finaliza la Emergencia Sanitaria en Colombia y, con ello, se impactan las medidas laborales contingencia COVID-19

Con la terminación de la Emergencia Sanitaria generada como contingencia al COVID-19, finalizan las medidas laborales implementadas en dicha emergencia.

En esta ocasión algunos hitos importantes, ahora que termina la emergencia sanitaria.

Con la terminación de la emergencia sanitaria (anunciada para el 30-06-2022), finalizan las medidas laborales implementadas por contingencia: 

• Salir a vacaciones con un solo de día de antelación en la notificación (Decreto 488 del 2020; más info clic aquí)

• Retiro de cesantías por valor igual a la diferencia o disminución de ingresos (Decreto 488 del 2020; más info clic aquí)

• Jornada laboral flexible; 48 horas en 4 días de la semana, acordado (Decreto 770 del 2020; más info clic aquí)

• Auxilio de transporte pasa a auxilio de conectividad, en trabajo en casa (Decreto 771 del 03-06-2020; más info clic aquí)

• No pago de intereses moratorios por pagos extemporáneos de aportes a la Seguridad Social (PILA), hasta el mes siguiente calendario a la terminación de la emergencia sanitaria (Art. 26 del Decreto 538 de 12-04-2020 del MINSALUD; más info clic aquí)

Acerca del ultimo punto, es importante resaltar que la modalidad del trabajo en casa, fue reglamentado recientemente por el Decreto 649 de 27-04-2022, MINTRABAJO (regulado por la Ley 2088 del 12-05-2021). En los casos que las empresas proyecten esta modalidad de trabajo en casa más allá de la emergencia sanitaria, sería recomendable validar algunas publicaciones que hemos desarrollado para las implementaciones (más adelante los links).

Es relevante tener en consideración que existen 3 modalidades diferenciales: 

• Trabajo en Casa
• Trabajo Remoto
• Teletrabajo.

Teletrabajo, Ley 1221 de 16-07-2008, es algo similar al trabajo remoto “es una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las TIC”, pero a diferencia del trabajo remoto, la norma deja de entrada un mayor nivel posible de interacción entre el teletrabajador(a) y su empleador(a), indicado en los lineamientos de los tres tipos de teletrabajos: autónomo, móvil o suplementario.

Trabajo Remoto, Ley 2121 de 03-08-2021, ejecución del contrato de trabajo, donde el empleador y trabajador, no interactúan físicamente a lo largo de la vinculación contractual (con la regulación del Decreto 555, se especifica que desde el proceso de selección y contratación se debe aplicar el tema virtual y que solo en ciertas situaciones excepcionales el trabajador(a) físicamente asistiría en forma presencial con el empleador(a), es decir, la interacción en la mínima expresión).

Trabajo en Casa, Ley 2088 de 12-05-2021, es una forma de prestar el servicio (labor) por parte del trabajador(a) por fuera del sitio normal de trabajo (No necesariamente desde la casa), cuando se presenten situaciones ocasionales, excepcionales o especiales; es decir en forma transitoria; por tres (3) meses, prorrogables por única vez por tres (3) meses más, pero si la situación que origina el Trabajo en Casa se extiende, como resultado se extiende la habilitación del Trabajo en Casa, hasta que desaparezcan dichas situaciones, en cuyo caso el empleador(a) determinará unilateralmente la terminación de la habilitación del Trabajo en Casa.

A continuación, los links a las publicaciones más detalladas acerca de las modalidades más recientes implementadas normativamente: Trabajo Remoto y Trabajo en Casa.

Trabajo Remoto: https://jpulidoconsultores.blogspot.com/2022/04/laboral-reglamentacion-trabajo-remoto-decreto-555-de-2022.html

Trabajo en Casa: https://jpulidoconsultores.blogspot.com/2022/05/laboral-mintrabajo-reglamenta-la-habilitacion-del-trabajo-en-casa.html

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MasterClass JPulido: Retención en la Fuente en Nómina

Cordial invitación a la próxima MasterClass "Retención en la Fuente en Nómina", la cual está dirigida a:

• Líderes y gestores de procesos administrativos organizaciones, correlacionados con el Talento Humano Organizacional, Nómina y Seguridad Social 

• Profesionales independientes, Asesores de empresas o de personas naturales empleadores

• Estudiantes y/o profesionales con interés en profundizar en su desarrollo y mejora continúa

Fecha: Dos (2) opciones (mismo temario):

• A) Jueves 23-06-2022 de 6:30 pm a 8:30 pm

• B) Sábado 25-06-2022 de 8:00 am a 10:00 am

Temario:

✓ Contextualización Normativa: 

Retefuente No es un Impuesto, Base Gravable, Tarifa Marginal,  Agente Retención, entre otros

✓ Retenciones Diferenciales: 

Indemnización Laboral, Indemnización por Despido Injustificado, Prima Legal, Cesantías

✓ Procedimientos: 1 y 2

✓ Depuración de la Base - Cálculo de la Retención

Inversión por clase: 

• $ 25.000 (COP)

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Siempre a su servicio,

Consultorio Laboral JPulido #20

En JPulido Consultores consolidamos algunas de las preguntas e inquietudes que hemos visto y enviado nuestro aporte (óptica o concepto) en los diferentes canales de comunicación y redes sociales con los stakeholders. Son inquietudes que consideramos relevantes, prácticas, de la operación, del día-día, las cuales esperamos que puedan ser de utilidad a nuestros seguidores y lectores. 

Estaremos atentos a ópticas adicionales complementarias o divergentes, en procura de construir el conocimiento y ampliarlo, además de visualizar las buenas prácticas.

Los temas desarrollados en en consulta para esta ocasión fueron:

• Descuento Libranza se aplica sobre la prima?
• Viáticos, 1) que pasa con los viáticos que no son habituales pero me superan en el mes  el 40% debo pagar seguridad social?, 2) si el empleado no viaje pero por temas de revisión tiene que ir varias veces fuera de cuidad para que eso viáticos se vuelvan permanentes a partir de que # viajes se considera permanente?
• Aprendices, que elementos se deben tener en cuenta; Seguridad social, prestaciones, salario, transporte, entre otros?
• Independiente, puede cotizar por un IBC superior al 40% y que posible implicación se puede presentar o se debe tener en cuenta?

Tema consulta: Descuento Libranza se aplica sobre la prima?

Hola, por favor puede orientar sobre, si los descuento de Libranza se aplican sobre la prima??

Óptica JPulido

Hola, La norma de libranzas refiere que son sobre el "salario" y pensiones, por lo que; tiendo en cuenta algunos artículos del CST y conceptos del MINTRABAJO; si hablamos de una "prima" salarial, si es viable proceder con el descuentos (ej: prima de localización), pero si nos referimos a la "prima" legal de servicios del Art. 306 del CST, la cual está determinada en el titulo IX del CST, correspondiente a Prestaciones Sociales (tal como lo refiere el Art. 128 del CST, como elementos NO salariales), cabe la conceptualización que sobre este último concepto No aplique el descuento de libranza. Por otro lado, es importante validar el acuerdo del empleador con la entidad financiera y; a la vez; el documento firmado por el trabajador(a) para confirmar hasta donde autorizo proceder con los descuentos para la libranza.

Es un tema interesante, que desde una óptica, se debe elevar (validar) con el operador de libranza (entidad financiera), con el respectivo fundamento y marco normativo, para definir a que "prima" hace referencia en el documento soporte de la libranza y confirmar si aplica o no el descuento respectivo.

Nota: otros conceptos por los cuales se maneja el término "prima": Prima por disponibilidad, Prima por cumplimiento (ventas, disminución de costos, mejoramiento de procesos, etc). Dentro de este contexto la definición de "prima" es "Cantidad extra de dinero", ahora bien, se debe definir si en la situación puntual la entidad financiera y el trabajador(a) que tipo de "prima" estipularon: la prima como parte salarial o la prima como prestación social (esta última; prima legal de servicios como prestación social; en concepto particular No le debería ser aplicable los descuentos de libranza).

Tema consulta: Viáticos, 1) que pasa con los viáticos que no son habituales pero me superan en el mes  el 40% debo pagar seguridad social?, 2) si el empleado no viaje pero por temas de revisión tiene que ir varias veces fuera de cuidad para que eso viáticos se vuelvan permanentes a partir de que # viajes se considera permanente?

Buenas noche tengo unas preguntas: 1) que pasa con los viáticos que no son habituales pero me superan en el mes  el 40% debo pagar seguridad social?, 2) si el empleado no viaje pero por temas de revisión tiene que ir varias veces fuera de cuidad para que eso viáticos se vuelvan permanentes a partir de que # viajes se considera permanente?

Óptica JPulido

Hola, me permito remitir óptica, 1) si los viáticos son No salariales (validar Art. 130 del CST), al tener la connotación de No salariales, No hacen parte de los aportes a la Seguridad Social (ni Prestaciones Sociales), pero si se debe validar si supera el tope establecido por la Ley 1393 de 2010, Art. 30, respecto al tope del 40% para los devengos No salariales, sí excede dicho tope, en efecto, el valor en exceso debería sumar al valor del IBC (para la PILA). 

Respecto a la pregunta 2. es un tema bastante interesante, la norma en comento refiere el termino "... viáticos permanentes..." sobre el cual se tienen diversas posiciones y conceptualizaciones al respecto, sobre lo cual recomendaría validar la Sentencia 64324 de 2019, de la CSJ, en donde se trató el tema y se expresa y acotan los términos; frecuente vs permanente

Tema consulta: Aprendices, que elementos se deben tener en cuenta; Seguridad social, prestaciones, salario, transporte, entre otros?

Buenas tardes, me podrían ayudar que debe tener en cuenta una empresa al contratar un estudiante para realizar las prácticas de su carrera? Seguridad social, prestaciones, salario, transporte, entre otros. Gracias

Óptica JPulido

Hola, se reconoce el "Auxilio de Sostenimiento" (por recomendación, no se debería expresar "salario", ya que No es un trabajador(a) bajo la normativa laboral), pero dependiendo del tipo de aprendiz y el nivel de desempleo, el valor de dicho auxilio se paga al 50%, 62.5%, 75%, ó 100% del SMMLV, por otra parte el contratante asume los aportes a la Seguridad Social, por lo tanto No se descuenta (no tiene deducciones) por conceptos como EPS u otros aportes. Hay varios tipos diferentes de aprendices (lectivo, productivo, de alternancia), y a la vez, el practicante universitario, por otra parte están los pasantes (muy diferente a los aprendices o estudiante universitario). Al no ser un contrato laboral, No da lugar al pago de las prestaciones sociales (cesantías, intereses cesantías, primas legales, dotación, auxilio de transporte, ó; por otra parte; vacaciones). Nota: aunque no es un tipo de contratación laboral (no genera dependencia laboral), si es una contratación reglamentaría, la cual genera un gasto para el empleador(a), el cual es deducible de renta, luego considerando los objetivos de la Nómina Electrónica y que en el anexo técnico se hace alusión directa a los aprendices y auxilio de sostenimiento, se conceptualiza que si se deben incluir en las transmisiones de la Nómina Electrónica. Marco Normativo base relevante: Ley 789 de 2002, Decreto (DUR) 1072 de 2015, Acuerdo 0015 de 2003 (SENA)

Tema consulta: Independiente, puede cotizar por un IBC superior al 40% y que posible implicación se puede presentar o se debe tener en cuenta?

buenos días, Me puedes ayudar con una duda que tengo, Un trabajador independiente que gana 9 millones mensuales, Actualmente esta cotizando sobre el 40% es decir 3’6, Pero él desea cotizar sobre la base de 5 millones, está decisión que consecuencia tributarías puede tener o no ningún inconveniente?

Óptica JPulido

Hola, me permito remitir óptica, un independiente por prestación de servicios, cotiza con IBC como "mínimo" sobre el 40% de su ingreso (Art. 244, Ley 1955, declarado inexequible, pero con efecto diferido, es decir, a la fecha está vigente), por lo tanto, si es viable que pueda cotizar sobre un IBC mayor, posibles impactos: mayor valor de aporte, para tenerlo en cuenta en la renta, respecto a las administradoras, las entidades ven con malos ojos las variaciones del valor IBC que sean muy fuertes (por lo general, variaciones del IBC por +/- 40%, ya que en ocasiones los cotizantes varían sus IBC de un momento a otro visualizando o proyectando temas como licencias, incapacidades, posibles pensiones, con el objetivo de lograr mayores valores de las prestaciones económicas)

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MasterClass JPulido: Prestaciones Sociales

Cordial invitación a la próxima MasterClass "Nómina Electrónica - Buenas Prácticas para su Operación", la cual está dirigida a:

• Líderes y gestores de procesos administrativos organizaciones, correlacionados con el Talento Humano Organizacional, Nómina y Seguridad Social 

• Profesionales independientes, Asesores de empresas o de personas naturales empleadores

• Estudiantes y/o profesionales con interés en profundizar en su desarrollo y mejora continúa

El conocimiento, conceptual, normativo y operativo en el manejo de las Prestaciones Sociales, es uno de los ítems que requiere toda persona correlacionada con la nómina, considerando que son conceptos diferenciales en su forma, fundamento, base y liquidación, por lo tanto, este tema se convierte en un valor agregado muy relevante para los participantes de la MasterClass; ya sean operativos, directivos, asesores u otros profesionales independientes o administrativos; para quienes desde varias ópticas, podrían implementar en línea de acción laboral y profesional en sus campos, especialmente la parte contable y tributaria.

Fecha: Dos (2) opciones (mismo temario):

• A) Sábado 28-05-2022 de 8:00 am a 10:00 am

• B) Martes 31-05-2022 de 6:30 pm a 8:30 pm

Temario:

✓ Prestaciones Sociales, conceptualización

✓ Cesantías

✓ Intereses a las Cesantías

✓ Prima Legal de Servicios

✓ Vacaciones (porqué No es una prestación social)

✓ Implicaciones en Nómina Electrónica

✓ Otras prestaciones sociales

Inversión por clase: 

• $ 25.000 (COP)

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Laboral - MINTRABAJO Reglamenta la Habilitación del Trabajo en Casa

MINTRABAJO, Decreto 649 de 27-04-2022, adiciona al DUR 1072 de 2015, la sección Trabajo en Casa, para reglamentar su habilitación en Colombia y excepcionalmente en el exterior

La norma se consolida en los siguientes aspectos:

Para que se pueda dar el Trabajo en Casa, se debe presentar una circunstancia ocasional, excepcional o especial (extraordinarias, No habituales), por la cual el trabajador(a) no pueda realizar su labor en sitio del empleador(a), pero que si pueda realizarlo en otro lugar.

La solicitud para aplicar Trabajo en Casa, puede nacer del trabajador(a) y/o del empleador(a), en mutuo acuerdo.

Antes de aplicar Trabajo en Casa el empleador debe:

1. La solicitud del trabajador(a) debe indicar el motivo e ir acompañada de prueba
2. Empleador(a) en 5 días deberá aprobar o rechazar la solicitud
3. Deberán existir una circunstancia ocasional, excepcional o especial, y adicionalmente:
• Que la actividad del trabajador(a) puede ser desarrollada en sitio diferente del empleador(a)
• Se cuente con las herramientas para el trabajo en casa
• No se genere una menor productividad del trabajador(a)

En el caso que el punto 2, sea que el empleador(a) aprueba el Trabajo en Casa, deberá responder por escrito (físico o digital), dicho documento debe contener:

• Describir la circunstancia ocasional, excepcional o especial.
• Tiempo de habilitación del trabajo en casa (Art. 7, Ley 2088 de 2021, link publicación Ley 2088: https://jpulidoconsultores.blogspot.com/2021/05/laboral-ley-2088-del-2021-trabajo-en-casa.html); hasta por 3 meses, prorrogables por 3 meses, o hasta que desaparezca la circunstancia ocasional, excepcional o especial.
• Funciones del trabajador(a), sin modificar naturaleza del contrato laboral y las condiciones pactadas inicialmente.
• Medios para comunicar novedades
• Canal de denuncia por violación del derecho de desconexión laboral o acoso laboral
• Dirección desde la cual el trabajador(a) desarrollará sus labores, informada a la ARL.
• En caso que las herramientas sean de propiedad del trabajador(a), deberá constar por escrito el mutuo acuerdo para el uso en la labor.
• En caso que las herramientas sean de propiedad del empleador(a), se deberá registrar la relación software y hardware, responsabilidad en custodia, además del procedimiento de entrega y devolución por el trabajador.
• Medidas de seguridad informática que debe cumplir el trabajador(a).
• Una vez aplicado el Trabajo en Casa, si se presenta un cambio de dirección, se debe registrar por escrito (físico o digital) y el empleador(a) coordinará la novedad con la ARL.
• Obligaciones del empleador(a) en el Trabajo en Casa:
• Previo al inicio del Trabajo en Casa:
• Notificar a la ARL la dirección del sitio de la labor, así como cambios en el sitio de labor del trabajador(a), y el periodo otorgado de habilitación.
• Tener procedimiento para proteger el derecho a la desconexión.
• Garantizar el uso adecuado de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a través de capacitaciones.
• Incluir la modalidad el Trabajo en Casa, en el SG-SST.
• Capacitar sobre los mecanismos de reporte de incidentes y accidentes laborales.
• Realizar acciones y programas en pro de la protección de la dignidad humana, igualdad, acceso a la información, derecho a la intimidad y privacidad del trabajador(a).
• Obligaciones del trabajador(a) en el Trabajo en Casa:
• Procurar el cuidado de su salud y notificar cualquier cambio que afecte o pueda afectar su labor.
• Participar activamente en las actividades de prevención y promoción
• Reportar incidentes, accidentes e incapacidades y atender las recomendaciones del empleador(a) y la ARL.
• Cumplir con el SG-SST.
• Utilizar correctamente los elementos de protección personal
• Notificar con 5 días de antelación, el cambio del domicilio en el cual desarrolla la labor.

Las ARL estarían en la obligación de apoyar a los empleadores en su SG-SST la implementación de la modalidad del Trabajo en Casa, incluido temas como pausas activas virtuales, recomendaciones posturales, desarrollar guía de prevención y actuación en riesgos, mejorar las plataformas de reporte de accidentes y/o enfermedades laborales enfocado a Trabajo en Casa, dar recomendaciones a lo trabajadores que se habiliten para Trabajo en Casa.

Entre otros elementos:

• Compensación por uso y desgaste de las herramientas laborales de propiedad del trabajador(a), en mutuo acuerdo.
• Alternancia, es valido habilitar la modalidad de Trabajo en Casa con alternancia (una parte en sitio del empleador(a) y otra en sitio diferente. Sin lugar a remuneración adicional.
• • Trabajado en casa en el exterior:
• En la modalidad de Trabajo en Casa el domicilio podrá estar en el exterior, registrando una única dirección y país, notificada a la ARL, el empleador(a) garantizará la protección integral del Sistema de Seguridad Social.
• La terminación de la habilitación del Trabajo en Casa, deberá ser notificada por el empleador(a) para el retorno al lugar de trabajo habitual.
• Los programas de bienestar deberán continuar abarcando a los trabajadores en casa, ya sea virtual, presencial o mixto.

Decreto 649 de 27-04-2022

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