Nómina Electrónica - Óptica Operativa

Con base en el ETN, Art. 616-1, Par. 6, la DIAN por medio de la Resolución 000013 de 11-02-2021, establece el "documento soporte de pago de nómina electrónica", sobre lo cual a nivel Operativo, se consideran algunos aspectos relevantes sobre los cuales sería importante tener claridad

Concepto Nómina es diferente a Nómina Electrónica (NE)

En primera instancia es importante resaltar que la Nómina Electrónica, No es un sistema de nómina diferente al que hoy en día llevan los empleadores, es decir, la nómina en su forma, liquidación, cálculo, validación y demás, continua haciendo exactamente la misma, cada empleador(a) sigue con su Nómina común y corriente, lo que se puede impactar es el nivel de detalle que se requiere para el envío a la DIAN. 

Lo diferencial radica en que al final de la Nómina; al final de cada mes (dentro de los 10 días del mes siguiente, Art. 8, Resolución 000013); la nómina por cada uno de los trabajadores, aprendices y/o pensionados (un documento que consolida todos los pagos y devengos dentro del mes, Art. 3, Resolución 000013) por cada trabajador(a) debe ser enviado "electrónicamente" a la DIAN, es allí donde se toma el nombre de "Nómina Electrónica"

Ahora bien, una cosa es (A) la "generación" del documento soporte de la Nómina Electrónica, otra cosa diferente es (B) la "transmisión" o envío del documento soporte de la Nómina Electrónica, y por otra parte está (C) la "validación" que debe aplicar la DIAN

(A) Generación el documento soporte de la Nómina Electrónica (NE):

Siendo un lineamiento normativo, si el software de nómina es de un tercero; le debería corresponder al proveedor(a) la responsabilidad del procedimiento y actualización del software para que sus clientes; en su momento respectivo; puedan proceder con la emisión de sus Nóminas a la DIAN, es decir, convertir su Nómina, en Nómina Electrónica. 

Pero, si el software de Nómina del empleador(a) es propio, será el mismo empleador(a) el que deba actualizar su software, para lo anterior la DIAN dispuso en su web una caja de herramientas técnicas para dicha implementación, clic en el siguiente link: https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Caja-de-Herramientas-Nomina-Electronica-V1-0.zip

(B) Transmisión (envío) del documento soporte de la Nómina Electrónica (NE):

Para este punto (enviar o transmitir), se requiere de un proceso especifico y técnico de envío de la nómina con certificado de firma electrónica (también llamada firma digital); lo cual actualmente hacen los proveedores de Facturación Electrónica (FE); por lo tanto, es importante que los empleadores vayan revisando:

Los proveedores actuales del empleador(a), respecto al software de nómina, y el proveedor(a) de facturación electrónica (FE), se hablan?, están aliados?, sus aplicativos se comunican o se coordinan?

El empleador(a) podría ir validar los planes (valores, costos) que tiene uno u otro proveedor(a) para el cargue de la Nómina Electrónica e ir destinando presupuesto para este proceso; valor por documento de nomina, documento notas de ajustes, retrasmisiones por inconsistencias en el envío y/o rechazo de la DIAN o por parte del trabajador, es decir el cobro es por documento cargado exitoso o por todo documento que se transmita así sea rechazado, entre otros. 

(C) Validación del documento soporte de la Nómina Electrónica (NE):

La DIAN valida y aprueba cada soporte de la Nómina Electrónica, para que el gasto o costo sea deducible de impuestos (Art. 4, Resolución 000013)

Nota: el proceso de la "generación", "transmisión" y "validación", para el usuario operativo de la Nómina (quien procesa la nómina) debería ser símil al proceso de generación de interfaz contable, en donde el software de nómina, procese la información, genere la data y la envíe a la DIAN o al proveedor intermediario que remite con el certificado electrónico a la DIAN, de cualquier forma se podrían presentar inconsistencias como valores vacíos, conceptos no concuerdan, parámetros incongruentes, etc. (como en las interfaz contable), lo cual deberá revisar y subsanar para retransmitir a las DIAN o al proveedor.

Otro tema diferencial es la Habilitación vs la Implementación vs Salida a producción (Art. 9, Resolución 000013)

1) Habilitación: El empleador(a) deberá registrarse en la DIAN, para que el sistema de la entidad le permita la transmisión de la NE, lo anterior se realiza en el modulo de la FE

2) Implementación: Alistamiento del software y de los procesos y procedimientos de los empleadores, aplicación de pruebas sobre envío de NE y de notas de ajustes NE

3) Producción: Trasmisión definitiva de las NE o notas de ajuste NE; como se comentó anteriormente; se realiza el mes siguiente a la nómina (en los 10 primeros días del mes siguiente), por cada persona trabajador(a) se genera y transmite un documento separado de NE

Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica (Art. 5, Resolución 00013):

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica»
10. El medio de pago, que el empleador, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital (certificado electrónico) del empleador, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software

Calendario de implementación (Art. 6, Resolución 000013)

La Nómina Electrónica, No aplica para pagos a independientes-contratistas, pero dichos pagos Si se deben transmitir a la DIAN

Los pagos a independiente-contratistas, No son parte de la nómina del contratante, por lo cual No se incluyen en la Nómina Electrónica. En su lugar, les aplica lo estipulado en el Art. 55 de la Resolución 000042 de 05-05-2020, modificado por el Art. 5 de la Resolución 000012 de 09-02-2021, de la DIAN, en donde se determina que para estos pagos se debe realizar el "Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente", el cual actualmente; el contratante (quien paga al independiente); debe generar el documento en mención con el respectivo consecutivo generado por la DIAN, dicho documento deberá transmitirse a la DIAN a partir del 01-07-2021

Marco Normativo

Resolución 000013 de 11-02-2021, DIAN:
https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%c3%b3n%20000013%20de%2011-02-2021.pdf

Resolución 000012 de 09-02-2021, DIAN:

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000012%20de%2009-02-2021.pdf

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Jorge Enrique Pulido M.

Consultorio JPulido - Preguntas, inquietudes y/o aclaraciones, #6

En JPulido Consultores consolidamos algunas de las inquietudes que hemos visto y enviado nuestro aporte en los diferentes canales de comunicación y redes con los stakeholders. Son inquietudes que consideramos relevantes, prácticas, de la operación, del día-día, las cuales esperamos que pueda ser de utilidad a nuestros lectores. 

Estaremos atentos a ópticas adicionales complementarias o divergentes, en procura de construir el conocimiento y ampliarlo, además de visualizar las buenas prácticas.

Los temas desarrollados en esta ocasión fueron:

• Trabajador(a) con faltas injustificadas
• Independiente - Tope en el IBC PILA
• Independiente - Afiliación y Pago ARL por parte del contratante
• Cual tipo de contrato laboral se debería utilizar
• Reconocimiento de Incapacidad Origen Común; base y porcentaje

 

Tema consulta: Trabajador(a) con faltas injustificadas

Buena tarde, Que se puede hacer con un empleado que falta sin justa causa, no aporta a la empresa incapacidad ni soporta una causa justificada, cual seria el proceso, en el año lo hace varias veces

Óptica JPulido:

Hola, por favor tener en cuenta las diferentes fuentes de los procesos disciplinario; 1) CST (Código Sustantivo del Trabajo), 2) RI (Reglamento Interno), 3) documentos contractuales (contrato laboral, otro si, perfil de cargo, etc), con ello establecer que parámetro está incumpliendo el trabajador(a), con lo cual abrir un proceso disciplinario (debido proceso, también denominado proceso de descargos), Nota: validar si le aplica a la situación particular el Art. 57 del CST (en caso que No se tengan otras fuentes). Lo anterior en el caso que se pretenda desvincular "con justa causa" y No pagar indemnización (si da lugar, es decir, se establece en el proceso una falta, recordar que tienen diferentes niveles de faltas: leve, grave y gravísimas). En todo caso, si el objetivo es la desvinculación y no se hace aplica el debido proceso, también es viable el retiro "sin justa causa", mera liberalidad por parte del empleador(a), solo que en esta alternativa se debe pagar indemnización conforme al Art. 64, del CST

Tema consulta: Independiente - Tope en el IBC PILA

Buenas noches cómo están, me ayudan por favor con una duda. Un independiente que tiene altos ingresos para efectos del IBC puede tomar el máximo de 25 salarios mínimos del que habla el decreto 510 del 2003?

Óptica JPulido: 

Hola, en primera instancia de debe determinar que tipo de independiente es el cotizante, según el Art 244, Ley 1955 de 2019, con ello confirmar como es su proceso de depuración de la base, es decir IBC, en todo caso, si al calcular el IBC de aportes PILA, le da un valor superior a los 25 SMMLV, el independiente aportaría por el tope máximo de IBC, es decir por 25 SMMLV. 

Nota: en caso que sea independiente por cuenta propia o con contrato "diferente" a prestación de servicios, validar el Art. 107 del ETN y la Resolución 209 de 2020, de la UGPP

Tema consulta: Afiliación y Pago ARL por parte del contratante

Buenas noches compañeros, una pregunta, por medio de la empresa se puede pagar solo la ARL a contratistas, o se debe pagar toda la seguridad social,

Óptica JPulido:

Hola, el contratante puede pagar solo ARL de sus independientes, utilizando la planilla tipo "Y". Por favor tener en cuenta que el aporte ARL es obligatorio y se debe pagar por la "Y", cuando el riesgo del independiente es nivel 4 o 5. Respecto a los demás subsistemas: "antes" era obligatorio descontar al independiente y aportar por PILA, pero ese tema fue derogado (Decreto 1273 de 23-7-2018, derogado), de todas formas actualmente el contratante puede descontar al independiente y aportar "todo" en la PILA (para no requerir los soportes PILA respectivos, con el fin de legalizar la deducibilidad en impuestos), solo que necesita el aval del contratista (autorización para el descuento).

Nota: los contratistas deben afiliar a sus independientes a la ARL por sus contratos de prestación de servicios; en todos lo casos; sin relevancia al nivel de riesgo (ejemplos: así el independiente contratado sea nivel de riesgo 1, el contratista debe afiliarlo), y cuando el independiente tenga nivel de riesgo 4 ó 5, el contratante además de afiliarlo debe pagar la cotización respectiva

Tema consulta: Cual tipo de contrato laboral se debería utilizar

Buenos dias, En la actualidad que tipo de contrato laboral es el más sano para una empresa?, Se va a contratar a un técnico para un taller que presta servicios, la empresa es una sas, se trata de una contratación de un técnico 9 para un taller que presta servicios de mantenimiento, es operativo

Óptica JPulido:

Hola, me permito remitir óptica: dependiendo si se cumple el Art 23, CST con los 3 elementos esenciales de un contrato laboral, A) en caso que No se cumplan, podría ser viable contemplar el contrato por prestación de servicios, B) en caso que Si se den los 3 elementos esenciales, se recomienda utilizar un contrato de trabajo (laboral: dependiente), se se aplica el punto B, el tipo de contrato de trabajo depende de diversos factores, por ejemplo, si el cargo de la persona posiblemente terminará en un momento determinado, podría ser viable un contrato a termino fijo, caso diferente, si se estimada que el servicio que va a prestar la empresa (empleador(a)) al cliente es por una actividad específica (fácil determinación de inicio y fin), sería viable un contrato por obra o labor, otro ejemplo es si la empresa (empleador(a)) presupuesta que el cargo No tiene un fin estimado, es decir, es indeterminada la finalización del contrato laboral, podría ser viable un contrato a termino indefinido. Nota: por favor tener en cuenta que  cada empleador(a)) y trabajador(a), son como las huellas digitales, es decir, se debe evaluar cada situación puntual para definir las opciones más recomendables (proyección, presupuesto, gestión administrativa, gestión operativa, etc), lo anterior dado que cada alternativa conlleva sus pros y contras

Se podría comprender que el cargo es permanente y necesario para el core del empleador(a), por lo cual daría los primeros indicios para pensar que podría ser un contrato a termino indefinido. Lo anterior con base en lo indicado en la consulta: 

Cuando se indica que el empleador(a) es "un taller que presta servicios de mantenimiento" por lo general se le debe indicar constantemente a la persona: dónde debe ir (a dónde esté el daño), a qué hora debe ir (según tiempo de respuesta al cliente), que debe hacer (con base el tipo de daño o situación de mantenimiento), luego comprendería que existe "subordinación". 

Por otro lado, cuando se indica que la persona es "un técnico ... operativo" podría comprender que la persona va a prestar su servicio personalmente (el mismo individuo con sus conocimientos y experiencia, es decir, No va a enviar otra persona a hacer la labor, cosa que un independiente si podría hacer, excepto que exista una condición con el contratando que lo impida). 

Luego genera una remuneración (contraprestación). 

Por todo lo anterior podría prever que frente a un juez, es posible que se configure un contrato realidad, en virtud del Art 23, del CST. 

Nota: se reitera que el presente es una óptica, cada situación es como una huella digital, y debe ser evaluada en forma única y con contemplando diferentes variables.

Tema consulta: Reconocimiento de Incapacidad Origen Común; base y porcentaje

Buenos días colegas, una consulta del tema de liquidación por incapacidad común, se debe pagar sobre un 66.7% de base del sueldo, a una persona se le vienen pagando sobre un 66.7% luego de ese 66.7% le bajaron a un 50% del resultado del 66,7% realmente como sería el pago?

Óptica JPulido:

Hola, por favor validar los Art. 227 y 228 del CST, allí se determinan las bases y porcentajes del reconocimiento Auxilio de Incapacidad de origen común en el tema laboral, de igual forma es el fundamento que toman las administradoras (EPS) para el pago a los aportantes; ya sea al empleador(a) o al independiente.

En resumen, se paga el 66.67% (2/3 partes de la base), desde el día 1 al 90 de incapacidad, desde el día 91 se reconoce el 50% de la base. 

Nota: la base variaba si el ingreso es fijo o es variable, en caso que sea variable, se calcula tomando el promedio del ultimo año o proporcional, previo al inicio de la incapacidad.

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Jorge Enrique Pulido M.

Consultorio JPulido - Preguntas, inquietudes y/o aclaraciones, #5

En JPulido Consultores consolidamos algunas de las inquietudes que hemos visto y enviado nuestro aporte en los diferentes canales de comunicación y redes con los stakeholders. Son inquietudes que consideramos relevantes, prácticas, de la operación, del día-día, las cuales esperamos que pueda ser de utilidad a nuestros lectores. 

Estaremos atentos a ópticas adicionales complementarias o divergentes, en procura de construir el conocimiento y ampliarlo, además de visualizar las buenas prácticas.

Los temas desarrollados en esta ocasión fueron:

• Vinculo laboral para nuevos empleadores
• Independientes - Afiliación ARL
• Independientes - Por cuenta propia, cálculo de IBC de cotización PILA
• Trabajador(a) Extranjero(a) en Colombia y la cotización a pensión
• Incapacidades - Términos de tiempo para su gestión ante una EPS

Tema consulta: Vinculo laboral para nuevos empleadores

Buen día. Que contrato puedo aplicar para unas personas que cumplen un Servicio puntual en una empresa por ejemplo. Peladoras de pollo, la empresa les paga cada 8 días, pero no tienen vínculo contractual. Como se puede manejar esta situación.? Quedo atenta. Gracias

Óptica JPulido:

Hola, uno de los temas (muy interesante) para los emprendedores que con esfuerzo comienzan a generar empleos, es la contratación de su personal, en donde surge este tipo de inquietud, a lo cual me permito remitir óptica, el tipo de vinculo contractual (tipo de contrato) depende mucho de la casuística de cada empleador(a) y su filosofía o cultura organizacional que está estableciendo o tiene establecida, por ejemplo entre las primeras pautas a tener en cuenta es, sí se cumplen las variables para establecer una "relación laboral" (bajo las normas del Régimen Laboral), para lo cual se debe verificar si en el vinculo se cumple el Art. 23 del CST: 1) actividad personal del trabajador, 2) continuada subordinación, 3) retribución o remuneración. En caso que se cumplan los 3 elementos esenciales de un contrato laboral, No sería recomendable aplicar un vinculo contractual con base en un contrato de prestación de servicios. Ahora bien, otro ítem a revisar es el tipo de contrato laboral que se debería aplicar, para ello es recomendable evaluar las proyecciones de negocio, es decir, por cuanto tiempo esperaría el empleador(a) mantener el vinculo contractual laboral con las personas, ejemplo, requiere tener los trabajadores por un tiempo determinado, como una temporada de alta producción que dura XY meses, en ese sentido, podría aplicar el contrato a termino fijo en donde las partes acuerdan que la labor es por un tiempo con base en una situación puntual, pero por otro lado si el empleador estima que el cargo lo necesita por un tiempo que no puede definir (Dios quiera que sea permanente) y lo requiere para la operación normal del negocio, sería más viable visualizar la implementación del contrato a termino indefinido. Nota: el tema de la periodicidad del pago es un tema adicional al vinculo contractual, el cual; en efecto; puede ser semanal, pero con base en los lineamientos y buenas prácticas actuales, el pago semanal No es muy recomendable, en pro de mantener la estructura del Régimen Laboral, en el cual se determina que cada mes se considera de 30 días laborales, por lo cual es más utilizado (y recomendable), aplicar una periodicidad de pago quincenal o mensual (preferible mensual, pero como se indica anteriormente, depende del empleador(a) y la cultura organizacional)

Tema consulta: Independientes - Afiliación ARL

Buenas tardes, tengo una pregunta, una persona que fue contratada por prestación de servicios con una duración de 15 días y por un valor de $3 millones, ¿debe realizar pago de riesgos laborales (ARL)?

Óptica JPulido:

Hola, respecto al tema de la ARL, la norma (Art. 2, Ley 1562 de 2012, Art. 2.2.4.2.2.2, Decreto 1072 de 2015) estable que es obligatorio cuando el servicio es por un mes o más o si la labor es de alto riesgo, en todo caso el contratante es quien debe afiliar al independiente a la ARL (Decreto 1072, Art. 2.2.4.2.2.5. Afiliación por intermedio del contratante) y si es de alto riesgo, adicional a la afiliación, debe realizar el aporte a la ARL. Desde una óptica particular; un independiente, indiferentemente de otras variables, siempre debería estar afiliado a la ARL, es un riesgo menos en que pensar, lo que protege a la persona y a sus clientes, dado el caso de un evento.

Tema consulta: Independientes - Por cuenta propia, cálculo de IBC de cotización PILA

Una consulta buen día colegas. Como se define la base de ingresos para sacar el 40% en seguridad social para un comerciante con dos empleados. En este momento esta pagando x los 2 empleados y por el como independiente con 1 Salario mínimo

Óptica JPulido:

Hola, por favor validar, Art. 244, Ley 1955 de 2019, en el cual determina: "Los independientes por cuenta propia y los trabajadores independientes con contratos diferentes a prestación de servicios personales con ingresos netos iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente efectuarán su cotización mes vencido, sobre una base mínima de cotización del 40% del valor mensualizado de los ingresos, sin incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado - IVA. En estos casos será procedente la imputación de costos y deducciones siempre que se cumplan los criterios determinados en el artículo 107 del Estatuto Tributario y sin exceder los valores incluidos en la declaración de renta de la respectiva vigencia" en el parágrafo estipula "la UGPP ... determinar un esquema de presunción de costos", por lo tanto: el independiente por cuenta propia para liquidar el IBC de su PILA debería aplicar: 1) total ingreso, menos 2) el IVA, menos 3) los costos y gastos, para lo cual tiene dos opciones (solo toma una de las dos opciones): 3.A) deduce costos y gastos procedentes (Art. 107, ETN) ó 3.B) aplica el % del esquema de costos presuntos UGPP (Resolución 209 de 12-02-2020, UGPP, independientes diferentes a prestación de servicios), 4) el resultado lo multiplica por el 40%, en valor final sería el IBC de aportes PILA.

En el caso particular, para determinar el menor valor a aportar en PILA, el o la independiente debería calcular su IBC, tanto con la opción 3.A, como con la opción 3.B (en el 3.A se puede tener en cuenta todos los gastos y costos certificables y relacionados con la generación de la renta-ingresos, lo que incluye el gasto o costo de nómina, si el personal y su laborar está relacionada con el ingreso). Nota: en todo caso una posible recomendación para los independientes es cotizar por el ingreso acorde a su estilo de vida, en otras palabras, disminuir el IBC impacta las prestaciones económicas de la Seguridad Social, disminuyendo el pago de incapacidades o licencias, así como la futura pensión de vejez o; Dios No lo quiera; invalidez o muerte.

Tema consulta: Trabajador(a) Extranjero(a) en Colombia y la cotización a pensión

Muy buenos días, una persona extranjera con certificado de cotización a pensión en su país de origen, solicita No cotizar al subsistema de pensión en Colombia, es válido?

Óptica JPulido:

Hola, con base en el Art. 15, Par. 1, Núm. 2, de la Ley 100 de 1993, se establece que los extranjeros protegidos por un sistema de pensión en su país No estarían obligados (pero pueden ser aportantes voluntarios) a cotizar a pensión en Colombia (la norma expuesta determina respecto a la afiliación a pensión "En forma voluntaria: Todas las personas naturales residentes en el país y los colombianos domiciliados en el exterior, que no tengan la calidad de afiliados obligatorios y que no se encuentren expresamente excluidos por la presente ley. Los extranjeros que en virtud de un contrato de trabajo permanezcan en el país y no estén cubiertos por algún régimen de su país de origen o de cualquier otro.", por otro lado, se resalta que Colombia tiene acuerdos o convenios internacionales con diferentes paisas (ej: España, Chile) con los cuales las cotizaciones a pensión que se realicen en Colombia, se suman a las cotizaciones que se realicen en los países con convenio, con el fin de consolidar los aportes y cumplir con los requisitos respectivos.

Nota: en todo caso, una posible recomendación en esta situación (en la cual un extranjero solicita No cotizar a pensión en Colombia por su contrato laboral) es Si realizar los aportes a pensión, recordando que los aportes a pensión No solo cubren el riesgo de vejez, sino que a la vez cubren riesgos de invalidez o muerte del cotizante, dichos riesgos el empleador(a) debería tenerlos presente en sus procesos internos, por otro lado, en el caso de No realizar aportes en Colombia, se recomendaría verificar cada periodo si el extranjero; en forma efectiva; está realizando sus aportes en otro país, para tener la razonable certeza de un cubrimiento ante los riesgos expuestos. Adicional, es relevante recordar al cotizante extranjero, que además de tener (él y sus dependientes) los beneficios de la protección del sistema de pensiones en Colombia (en caso de cotizar en Colombia), obtiene un beneficio financiero inmediato por cada mes de cotización, dado que cuando la persona invierte el 4% (de su IBC), gana de inmediato el 12%, como un ahorro que podrá retirar, consolidar o pensionarse al cumplir los requisitos respectivos (el aporte empleador(a) cubre los riesgos mencionados, sin los procesos internacionales y sus complejidades, para que un fondo de pensiones en otro país gestione los cubrimientos respectivos).

Tema consulta: Incapacidades - Términos de tiempo para su gestión ante una EPS

Buenos días alguien sabe. Cuántos días demora para q una transcripción virtual la autorice la eps sura. La radique el 10 marzo y aún no aparece. Y son incapacidades q son del 12 diciembre y por descuido no las habían transcrito aún.  Gracias. O q más puedo hacer porque ya no puedo conseguir ni las citas virtuales

Óptica JPulido:

Hola, me permito remitir óptica, no tengo conocimiento de un marco normativa que aplique un termino en tiempo (días) para el proceso de transcripción de una incapacidad, es decir, No hay tiempo determinado para que un empleador radique y una administradora proceda con la transcripción de una incapacidad. 

Nota: lo anterior es diferente al proceso de recobro (reconocimiento de la prestación económica) en donde si se presenta un parámetro normativo (poco aplicado, pero existe) Decreto 780 de 2016, Art. 2.2.3.1.1. 

Por lo tanto, el proceso de transcripción de una incapacidad puede variar en el tiempo de respuesta de la administradora, lo cual se da por diferentes factores y/o políticas de las administradoras del SGSS (ej: tamaño, capacidad de respuesta, operativadad, etc), si hacemos referencia a la EPS SURA, por lo general esta entidad es eficiente y da respuesta en forma rápida, pero que dependiendo del volumen de incapacidades que esté transcribiendo puede demorar algunos días en la respuesta.

Nota 2:, adicionalmente se recomienda prever el Decreto 019 de 2012, Art. 142, en el cual da limite de tiempo de 120 días para que una administradora (EPS) emita un concepto favorable de rehabilitación (No es un limite de días para transcribir una incapacidad, pero...), por lo tanto, si la incapacidad a transcribir (radicada) ya tiene 120 días de extemporaneidad o está cerca a los 120 días (en la inquietud se indica que es de diciembre del 2020), es probable que la administradora No procesa con dicha incapacidad, fundamentada en la norma expuesta, siendo que el empleador No le da el tiempo suficiente a la EPS para; en el caso de ser procedente; emitir un concepto de rehabilitación, lo que podría darle la justificación necesaria a la administrado para No proceder con dicha incapacidad.

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Jorge Enrique Pulido M.

Consultorio JPulido - Preguntas, inquietudes y/o aclaraciones, #4

En JPulido Consultores consolidamos algunas de las inquietudes que hemos visto y enviado nuestro aporte en los diferentes canales de comunicación y redes con los stakeholders. Son inquietudes que consideramos relevantes, prácticas, de la operación, del día-día, las cuales esperamos que pueda ser de utilidad a nuestros lectores. 

Estaremos atentos a ópticas adicionales complementarias o divergentes, en procura de construir el conocimiento y ampliarlo, además de visualizar las buenas prácticas.

Los temas desarrollados en esta ocasión fueron:

• Incapacidad
• Flexibilización salarial o desalarización
• Auxilio de Transporte cuando se pagan Horas Extras y por ello supera 2 SMMLV
• Salario vs Honorarios
• Pago Rodamiento a los Socios
• Retefuente asalariados
• Liquidación de vacaciones (remuneración por vacaciones)
• Modelo básico comprobante de nomina

Tema consulta: Incapacidad

Buenas tardes, me pueden colaborar con una duda, una empleada en la quincena estuvo incapacitada un día, se le paga la quincena completa o se le descuenta ese día?

Óptica JPulido:

Hola, por favor validar la responsabilidad del empleador respecto al pago de las incapacidades, Art. 227 del CST, en incapacidad común el empleador es quien paga la incapacidad, más aun si es de 1 solo día, siendo que los días 1ro y 2do de una incapacidad inicial de riesgo común en todo caso los paga el empleador (sin cobro a la EPS), por lo tanto la quincena se le debería pagar completa con los 15 días (14 salarial, sino tuvo otras novedades, más 1 día de auxilio por incapacidad). Nota: si aplican devengos correlacionados a que la persona deba laborar (días laborados), por ejemplo Auxilio de Transporte, Auxilio de Movilidad, etc. por lo cuales en los días ausente, es decir sin laborar, no se estaría en la obligación de pagar dichos conceptos.

Tema consulta: Flexibilización salarial o desalarización

Buenas tardes Señores: una pregunta: en un salario que devenga 4.5 millones, ¿es posible aun bajo la normativa laboral actual poder negociar con el empleado bajo la figura de 60% como factor salarial y 40% como factor no salarial?

Óptica JPulido: 

Hola, por favor aplicar, acordar y hacerlo bien,  en efecto es viable establecer en las empresas o empleadores esquemas de flexibilización salarial, también conocidos como desalarización (con base en el Art. 128, del CST), esquemas en los cuales se manejan diferentes niveles (como el expresado 60-40, pero puede ser 65-35 u otros), es recomendable prever si existen beneficios u otros extralegales que se paguen a los trabajadores, en pro de visualizar si el nivel puede cambiar y su posible efecto o impacto en virtud de la Ley 1393 de 2010

Tema consulta: Auxilio de Transporte cuando se pagan Horas Extras y por ello supera 2 SMMLV

Buenos días por favor Me indican si un empleado con su salario más horas extras supera dos salarios mínimos legales tiene derecho al auxilio de transporte gracias por responderme

Óptica JPulido:

Hola, por favor validar el concepto 08SI2017726600100000961del MINSTRABAJO, el cual refiere el manejo del Auxilio de Transporte legal, cuando el trabajador por Horas Extras devenga más de 2 SMMLV: "... el Empleador estaría obligado a cancelar auxilio de transporte aun cuando el Trabajador perciba sumas adicionales por el trabajo suplementario o de horas extras..."

Tema consulta: Salario vs Honorarios

Una inquietud es q se le va a pagar a una persona un salario, pero no está legalizado con todo, y sí lo colocamos como servicios o horarios, tendría q retener, me pueden ayudar con una forma en que pueda pagarse q no genere retención?, muchas gracias

Óptica JPulido:

Hola, me permito remitir óptica (espero comprender bien la inquietud), en primera instancia, se sugiere validar si es de verdad salario, en virtud de una relación laboral (contrato realidad) en donde se determina que sin relevancia al tipo de contrato o al nombre que se le dé al contrato, si hay una relación laboral cumpliendo los 3 elementos establecidos en el Art. 23, CST (subordinación continua, servicio personal y remuneración), hay salario, luego le asiste al empleador(a) todos los derechos y responsabilidades respectivas (Ej: prestaciones sociales (incluyendo dotación, auxilio incapacidades, EPP, etc), seguridad social, y demás), ahora bien, si no se cumple el Art. 23 del CST, es viable el pago de honorarios; como independiente-contratista; en este sentido recomendable tener en cuenta dos factores: A) retefuente, validar si le es aplicable el Art. 383, Par. 2, del ETN, en donde se determina que la retefuente en independientes será igual que a los asalariados con la tabla del Art. 383, es decir, si después de depurada la base, si llega a 95 UVT se aplicaría retefuente, en otras palabras, si los pagos son menores a 3,4 millones sumados en el mes (si cumple con el Art. 383, Par. 2, del ETN) no le aplicaría retefuente. B) Aportes PILA, por otro lado, si los pagos al independiente sumados en el mes, son >= a un SMMLV, el independiente debería realizar aportes al SGSS por medio de la PILA y el soporte entregar copia al contratante (quien le paga) con el objetivo que: 1) el independiente minimice el riesgo de fiscalización de la UGPP y 2) el contratante pueda soportar el gasto para que sea deducible tributariamente.

Tema consulta: Pago Rodamiento a los Socios

Buenos días una pregunta, cuando una empresa determinar darle a los socios un auxilio de rodamiento como se soporta legalmente y cuál es el tope? Muchas gracias por su ayuda

Óptica JPulido:

Hola, remito óptica, pueden presentarse dos situaciones: A) socio es trabajador y B) socio No es trabajador. Si pasa la situación A, aplicaría Otro Si como su concepto respectivo, ejemplos de nombres de conceptos: Auxilio de Movilidad, Auxilio Rodamiento, Auxilio de Gasolina, Auxilio de Transporte Extralegal, entre otros (cumpliendo el Art. 128 del CST), recomendable que la cuenta contable tengo un nombre similar, esté valor sería No salarial, por lo cual No suma en Prestaciones Sociales, ni en Seguridad Social (este ultimo, excepto si supera el 40% del total de la remuneración, Ley 1393). Si pasa la situación B, por lo general se presentan posibilidades; 1) si el socio se transporta, pide el soporte a nombre de la empresa y posterior lo presenta en la empresa para reembolso, 2) presenta cuenta de cobro mensual con el valor respectivo; en este ultimo, tener presente las variables en los pagos a independiente respecto a Retefuente y Aportes PILA (estás variables se detallan en repuesta anterior, ver Tema consulta: "Salario vs Honorarios" en la parte con relación a los honorarios)

Tema consulta: Retefuente asalariados

1) Sobre cuales items se debe calcular retefuente en una liquidación de nómina?. 2) las prestaciones también sumarian para calcular retefuente?

Óptica JPulido:

Hola, en el tema fiscal, prácticamente cada peso que devengue la persona debe ser tenido en cuenta en su proceso de depuración, ya sea procedimiento 1 o 2, por favor validar desde el Art. 383 del ETN, en donde determina el tema de retefuente salarios.

Hola, por favor tener en cuenta que se debe especificar cuales prestaciones; lo anterior dado que existen varias prestaciones, además de las generalmente conocidas (auxilio cesantías, intereses a las cesantías, prima legal de servicios; ejemplo las prestaciones económicas, también llamadas auxilio incapacidad, entre otras. Si hablamos de las primas legales de servicio, esté ítem en el procedimiento 1 se excluye del total del devengo, ya que las primas conllevan un calculo de retefuente a parte, en procedimiento 2, si se deben incluir en el recalculo para el promedio (divido en 13 por la norma, ya que si incluye las primas, es decir los ingresos de 12 meses + las primas 1 mes = 13 meses para el promedio), Art. 385 y 386, ETN. Si hablamos de Aux. de Cesantías, en ninguno de los procedimientos (1 o 2) se tienen en cuenta, ya que la norma las excluye tácitamente (lo anterior en tema de retenfuente, pero para la renta es otro proceso diferente), si hablamos de las prestaciones económicas (incapacidades), es un ingreso que sustituye el salario, luego se toma para el cálculo del procedimiento respectivo, así mismo cada ítem de los devengos conlleva un tratamiento (para tener en cuenta en el proceso de depuración de la base de retefuente salarial), en algunos casos el tratamiento es diferencial (además de indicado previamente sobre la prima, hay otros ejemplos de retefuente diferencial: indemnización por despido sin justa, indemnizaciones laborales (que son diferentes a la indemnización por despido sin justa causa), bonificación de retiro, etc.

Tema consulta: Liquidación de vacaciones (remuneración por vacaciones)

Las Horas Extras se tienen en cuenta para la liquidación (pago) de las vacaciones?

Óptica JPulido:

Hola, el tema es precisamente una de las recomendaciones que presentamos "independizar las cuentas contables de las Horas Extras y Recargos", por favor validar el Art. 192, Núm. 1, CST, en donde se indica la remuneración en vacaciones, "...se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.", por lo cual desde cierta óptica en el cálculo del pago de VAC no se toman las HE, pero si recargos nocturnos.

Tema: Modelo básico comprobante de nomina

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Jorge Enrique Pulido M.

Laboral - Desde Martes 09-03-2021 inicia el plazo para postulación al PAEF y PAP - periodo de Marzo 2021

El MINAHCIENDA por medio de los manuales generó los lineamientos para postularse en el periodo de Marzo 2021

Manual Operativo PAEF Postulaciones Marzo 2021, y

Manual Operativo Programa de apoyo para el pago de la prima de servicios - PAP 

Ente los aspectos a tener en consideración, están:

Postulantes: Personas naturales y empresas podrán radicar la postulación del mes de marzo 2021 del PAEF de forma simultánea con la postulación al PAP. De acuerdo a su preferencia y en un único formulario, los postulantes deberán marcar solo 1 de las siguientes 3 opciones: 

1. Solo PAEF; 
2. PAEF+PAP; o 
3. Sólo PAP.

Nota: más adelante algunas de las consideraciones sobre el PAP.

Cronograma: el periodo para postularse al PAEF está comprendido entre:

• Inicio: 09-03-2021 
• Fin: 17-03-2021

Pautas para los postulantes:

• Deberán presentar y demostrar el cumplimiento de los requisitos para la postulación.
• Las postulaciones de marzo corresponden al apoyo de la nómina del mes de febrero 2021.
• La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA de febrero de 2021 debe haberse pagado máximo hasta la fecha límite de la postulación de marzo 2021 (pagar PILA máximo el día 17-03-2021).
• Las empresas solo podrán recibir el apoyo estatal frente a sus trabajadores dependientes, tal y como lo establece el parágrafo 2 del artículo 3 del Decreto Legislativo 639 de 2020, modificado por el artículo 3 del Decreto legislativo 677 de 2020.
• Los postulantes con crédito de nómina con garantía del Fondo Nacional de Garantías deben postularse en la misma entidad financiera con la cual tienen dicho producto. 
• Completitud de la siguiente información que se encuentra en el formulario que para el efecto dispuso la UGPP (Circular 003):
• Registro mercantil. Esta inscripción deberá haber sido realizada por lo menos en el año 2019. En caso de ser una persona natural la inscripción en el registro mercantil debe haber sido realizada antes del 1º de enero de 2020.
• En caso de ser una persona jurídica, que la misma haya sido constituida antes del 1º de enero de 2020.

Documentos para la postulación:

1. Formulario de postulación estandarizado (definido por la UGPP y disponible para diligenciamiento en las Entidades Financieras).
2. Certificación firmada por la Persona Natural Empleadora o Representante Legal y Revisor Fiscal/Contador (si aplica), indicando (esta información quedó incorporada en formulario que para el efecto se dispuso la UGPP y se expone a manera informativa):
• Caída de al menos el 20% de sus ingresos, demostrando explícitamente cuál de las dos opciones es la aplicable:
• Opción 1. Mes inmediatamente anterior al de la postulación en comparación con el mismo mes del año anterior (ej: febrero 2019 vs febrero 2020).
• Opción 2. Promedio de ingresos de enero y febrero de 2020 en comparación con el mes previo a la solicitud.
• Que los empleados sobre los cuales se reciba el aporte efectivamente recibieron el salario correspondiente al mes inmediatamente anterior.
• Copia RUT. Esales, Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana, consorcios, uniones temporales y patrimonios autónomos deben anexarlo.
3. Adicional para los postulantes al PAP
• Intención – certificación de ser beneficiario del Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios - PAP

PAP - Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios

• Valor del PAP: $220.000 (Resolución 0360, Art. 1)
• Método del calculo de disminución de ingresos del 20%, determinado en el Art. 5, Resolución 2162 de 2020 (Resolución 0360, Art. 3)
• El colaborador(a)-cotizantes:
• Ingreso base de cotización sea, por lo menos, de un SMLMV y hasta un millón de pesos para los meses de octubre, noviembre y diciembre
• Aparezcan afiliados en los diferentes subsistemas que le apliquen, como empleados de la empresa que solicita el subsidio
• Que el respectivo trabajador(a) no haya sido tenido en cuenta para el cálculo del aporte estatal de otro beneficiario

Marco Normativo:

Resolución 0360 de 17-02-2021, MINHACIENDA, PAP

https://www.paef.ugpp.gov.co/anexos/Resolucion_0360_febrero_17_2021.pdf

Resolución 2162 de 13-11-2020, MINHACIENDA, PAEF

https://www.paef.ugpp.gov.co/anexos/RESOLUCION2162.pdf

Manual Operativo PAEF de Marzo 2021, MINHACIENDA

https://www.paef.ugpp.gov.co/anexos/Manual-Operativo-PAEF-Marzo-2021.pdf

Manual Operativo PAP de Marzo 2021, MINHACIENDA

https://paef.ugpp.gov.co/anexos/Manual-Operativo-PAP-Marzo-2021.pdf

Circular Externa 003 de Marzo 2021, UGPP

https://www.paef.ugpp.gov.co/anexos/CIRCULAR-EXTERNA-N0.3-formulario-PAP.pdf

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Jorge Enrique Pulido M.

Seg. Social - UGPP Reanuda los términos en sus procesos de fiscalización en todas sus etapas

La UGPP por medio de su Resolución 140 de 05-03-2021, reanuda los términos en los procesos y actuaciones parafiscales de la Unidad (procesos de fiscalización que adelanta actualmente y se encuentran abiertos). 

Algunas de las consideración a tener en cuenta:

• La fecha de reanudación será el próximo 15-03-2021
• Aplica para todas la etapas de los procesos de fiscalización abiertos adelantados con los aportantes:
• Determinación de aportes
• Sancionatorios
• De discusión
• Interposición de recursos de reconsideración
• Acción de revocatoria directa
• Cobros 

Nota: se incluyen a las administradoras del SGSSI, respecto a sus procesos de cobro de carteras presuntas y reales

Resolución 140 de 05-03-2021, UGPP reanuda los términos

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